Chuyên Viên Hành Chính

Nhiệm vụ chính:
- Quản lý, giám sát công việc của Nhà Bếp, Vệ sinh, Tài xế, Bảo vệ.
- Theo dõi, mua sắm, cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng.
- Theo dõi hồ sơ, giấy tờ, công văn đến và đi.
- Giám sát và thực thi giám sát việc tuân thủ các nội quy làm việc, quy định quản lý, quy định hành chính.
- Quản lý, lưu trữ giấy tờ liên quan đến công tác hành chính, pháp lý (Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép xây dựng, hồ sơ PCCC, etc.).
- Tổng hợp và đánh giá hiệu quả của công tác hành chính trong Công ty.
Các công việc cụ thể gồm:
1. Công việc hàng ngày
a. Thực hiện chấm công, theo dõi nhân sự nghỉ phép.
b. Tham gia họp và ghi biên bản của các cuộc họp chung của Công ty.
c. Quản lý, giám sát công việc của Nhà Bếp và Đội Vệ sinh.
d. Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng.
e. Tổ chức tiếp nhận, sắp xếp, xử lý chuyển giao văn bản đến và đi theo quy định.
f. Chỉ đạo, giám sát việc tổ chức công tác về quản lý tài sản, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa trang thiết bị, hạ tầng, cơ sở vật chất.
g. Giám sát và thực thi giám sát việc tuân thủ các nội quy làm việc, quy định quản lý, quy định hành chính.
h. Quản lý, lưu trữ giấy tờ liên quan đến công tác hành chính, pháp lý (Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép xây dựng, hồ sơ PCCC, etc.).
i. Giữ con dấu và theo dõi việc đóng dấu (mộc) của Công ty.
j. Quản lý và theo dõi việc mượn hồ sơ hành chính của Công ty.
k. Hỗ trợ xây dựng, hoàn thiện quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính.
l. Giám sát công tác lễ tân, lái xe, điều hành xe. Thực hiện thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn,...
m. Quy định việc kiểm soát và bảo trì tài sản hiện có, đảm bảo việc sử dụng đúng mục đích và đúng phương pháp.
n. Phối hợp với Phòng Kế toán thực hiện chế độ kiểm kê tài sản theo quy định.
o. Hỗ trợ các Phòng/Ban/Đơn vị khác về công tác hành chính khi cần.
p. Kiểm soát đội dịch vụ bảo vệ thực hiện đảm bảo an toàn, an ninh, duy trì đúng nội quy .
q. Giám sát công tác vệ sinh công cộng trong công ty.
r. Tham gia tổ chức các sự kiện liên quan đến Công ty (Kỷ niệm thành lập doanh nghiệp, tiệc tất niên, Hội nghị khách hàng, ngày hội việc làm, etc.).
s. Thay mặt công ty thăm hỏi CB-CNV trong các dịp đặc biệt theo quy định của Công ty.
2. Công việc hàng tháng/quý
a. Tổng kết và báo cáo các hoạt động công tác Hành chính trong tháng cho BGĐ.
b. Lập kế hoạch hoạt động và ngân sách cho tháng tiếp theo.
3. Công việc năm
a. Tổng kết, đánh giá hiệu quả của công tác Hành chính của doanh nghiệp, đề ra các giải pháp mà mục tiêu cải thiện hiệu quả công tác Hành chính.
b. Tổng kết đánh giá kế hoạch và ngân sách của bộ phận hành chính.
c. Lập kế hoạch và ngân sách cho bộ phận hành chính cho năm tiếp theo.