Chuyên viên/Thư ký Văn phòng Hội đồng Quản trị

Tham gia tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên và xin ý kiến cổ đông bằng văn bản
- Lập kế hoạch tổ chức ĐHĐCĐ, xác định thời gian, địa điểm, thực hiện thủ tục đăng ký tổ chức ĐHĐCĐ với các cơ quan quản lý
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan chuẩn bị các điều kiện, phương tiện làm việc cần thiết để tổ chức cuộc họp
- Gửi thông báo họp tới các cổ đông có quyền dự họp
- Tiếp nhận các kiến nghị của các cổ đông để đưa vào chương trình họp (nếu có) theo quy định của pháp luật và điều lệ
- Thư ký cuộc họp
- Truyền đạt báo cáo về kết quả của ĐHĐCĐ, Biên bản và Nghị quyết đại hội tới các cổ đông
Hỗ trợ vận hành và thực hiện các hoạt động quản trị của Hội đồng Quản trị Tập đoàn
- Thiết lập hệ thống biểu mẫu phục vụ các hoạt động của HĐQT và Ban Kiểm soát, Đại hội đồng Cổ Đông
- Hỗ trợ thực hiện các thủ tục trên Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư
- Chuẩn bị nội dung và các điều kiện, phương tiện làm việc cần thiết cho phiên họp (thường kỳ, bất thường) của Hội đồng Quản trị, Thường trực hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát
- Thực hiện các thủ tục lấy ý kiến các thành viên HĐQT, các cổ đông bằng văn bản mà không cần triệu tập cuộc họp
- Thực hiện và thúc đầy việc thực hiện các Nghị quyết của HĐQT, Đại hội đồng cổ đông​
Hỗ trợ Chủ tịch Công ty hoặc Chủ tịch HĐTV trong công tác quản trị tại công ty TNHH 1 thành viên hoặc các Công ty do CMC làm chủ sở hữu
- Dự thảo các quyết định của Chủ tịch công ty. Chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu của Chủ tịch.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị về nội dung của việc thực hiện các Nghị quyết, quy định, quy chế và điều lệ của các Công ty
- Giám sát và đốc thúc việc thực hiện các nghị quyết, quy định, quy chế, điều lệ của HĐTV đối với ban điều hành của Công ty
Tổ chức thực hiện công bố thông tin theo quy định trong Quy chế công bố thông tin của Công ty; Luật chứng khoán và các tài liệu pháp lý liên quan cho cho Sở giao dịch chứng khoán, Ủy ban CKNN, đồng thời công bố trên trang web của Công ty
Phối hợp với Ban Truyền thông và Thương hiệu thường xuyên cung cấp và cập nhật thông tin của Công ty trên website của Công ty (mục quan hệ cổ đông) để nhà đầu tư tìm hiểu.
Chịu trách nhiệm về các thủ tục liên quan đến việc phát hành chứng khoán tăng vốn điều lệ, trả cổ phiếu thưởng, trả cổ tức bằng cổ phiếu, trả cổ tức bằng tiền mặt
Tham gia xây dựng chương trình phát hành cổ phần cho cán bộ nhân viên (ESOP)
Tham gia xúc tiến việc tìm kiếm, lựa chọn các nhà đầu tư chiến lược, các nhà đầu tư tiềm năng…
- Chuẩn bị đón tiếp các nhà đầu tư/cổ đông đến thăm công ty và trả lời những thắc mắc hay yêu cầu của nhà đầu tư
- Sử dụng hữu hiệu các kênh thông tin như: qua thư, email, website … để sẵn sàng cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc của cổ đông
- Đánh giá về các phản ánh, bình luận có hợp lý, khách quan hay không và có những thông tin phản hồi hoặc tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp khắc phục
- Tìm hiểu mà các vấn đề cổ đông bên ngoài thường thắc mắc để tham mưu cho lãnh đạo Công ty có hướng giải quyết
- Quản lý các cổ đông chưa thực hiện lưu ký chứng khoán
Phối hợp với các phòng ban xây dựng Báo cáo thường niên
Thiết lập hệ thống quản lý lưu trữ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến quản trị của hệ