Nhân Viên Hành Chính, Lễ Tân

1. Trực điện thoại tổng đài và điện thoại fax:
- Nhận các cuộc điện thoại gọi vào từ bên ngoài công ty hay nội bộ và chuyển máy khi có yêu cầu .
- Cập nhật số điện thoại nội bộ và gửi thông báo khi có thay đổi.
- Nhận điện thoại máy fax đồng thời nhận và gửi fax khi có phát sinh.
2. Công việc văn thư:
- Tiếp nhận văn thư từ bên ngoài và nội bộ chuyển đến, cập nhật văn thư vào sổ giao nhận văn thư và chuyển đến các bộ phận liên quan.
- Giao nhận thùng thư từ CPD đến VPĐD và ngược lại trong ngày.
- Gửi văn thư ra bên ngoài khi có yêu cầu và làm đề xuất thanh toán gửi văn thư vào cuối tháng.
3. Công việc hành chính và đón tiếp khách:
- In/ Photo/ Scan tài liệu, chứng từ, profile từ các phòng, ban, phân xưởng khi có yêu cầu.
- Phát hành thông báo, quyết định của Công ty khi có thay đổi.
- Hỗ trợ đón tiếp Khách, chuẩn bị nước, bảng chào Khách, đặt cơm,…vv khi Khách đến và gọi taxi khi Khách có nhu cầu.
- Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị nước, bánh ngọt, trái cây,…vv khi có lịch họp.
- Đề xuất mua bánh kẹo, trái cây, cà phê…vv cho Khách và nhân viên văn phòng.
4. Cấp phát văn phòng phẩm và đồ dùng vệ sinh:
- Cấp phát văn phòng phẩm cho nhân viên công ty khi có nhu cầu.
- Cấp phát đồ dùng vệ sinh cho bộ phận tạp vụ, cấp dưỡng.
- Hàng tháng làm đề xuất mua văn phòng phẩm và đồ dùng vệ sinh, đồng thời gửi báo cáo xuất – nhập – tồn cho bộ phận kiểm toán.
5. Tiếp nhận hồ sơ:
- Tiếp nhận hồ sơ xin việc lao động phổ thông từ bộ phận bảo vệ và cập nhật vào phần mềm .
- Liên hệ phỏng vấn nếu hồ sơ đạt và trả hồ sơ nếu không đạt.
- Liên hệ nhận sự nhận việc và gửi thông tin đến các bộ phận liên quan.
6. Theo dõi chấm công:
- Theo dõi phép và chấm công cho bộ phận hành chính, trợ lý CPD và bộ phận cấp dưỡng, tạp vụ.
- Theo dõi phép và kiểm tra bảng chấm công của các đơn vị, đồng thời gửi mẫu chấm công cho các đơn vị, cập nhật thông tin
vào phần mềm.
7. Công việc khác:
- Các công việc phát sinh theo sự phân công chỉ đạo từ trưởng phòng TCHC