Nhân Viên Hành Chính, Nhân sự

A. Công tác Hành chính
1. Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ:
- Là đầu mối tiếp nhận, phân loại, vào sổ, lưu trữ và quản lý toàn bộ bản gốc các văn bản đến, văn bản đi của Công ty.
- Đóng dấu, phát hành công văn đi của Công ty, chuyển giao văn bản kịp thời đến tất cả các phòng ban liên quan; thực hiện gửi chuyển phát nhanh và gửi bảo đảm các văn bản đi.
- Theo dõi, quản lý thư tín, báo chí, fax đến, chuyển giao kịp thời đến tất cả các đơn vị và người có liên quan.
- Viết giấy giới thiệu, giấy công tác cho các đơn vị.
- Soạn thảo các văn bản, công văn, trình ký các văn bản thuộc phần việc được giao.
- Từ chối đóng dấu đối với các văn bản không đúng thẩm quyền, các chức danh không được ủy quyền ký đóng dấu Công ty, từ chối viết giấy giới thiệu, giấy công tác với các trường hợp không đúng theo quy định của Công ty.
- Quản lý hồ sơ pháp lý, con dấu Công ty theo quy định quản lý và sử dụng con dấu.
2. Thực hiện công tác hành chính:
- Soạn thảo các văn bản, thư từ giao dịch theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Trưởng phòng.
- Thực hiện các thủ tục cho Ban Giám đốc và các đơn vị đi họp, đi công tác (đăng ký danh sách, đặt vé, đặt phòng và chuẩn bị các điều kiện cần thiết khác)
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của Ban Giám đốc, các phòng ban (pho tô tài liệu, đăng ký phòng họp, chuẩn bi nước uống, các thiết bị cần thiết trong phòng họp…) trước khi cuộc họp diễn ra 30 phút.
- Theo dõi, quản lý, báo cáo định kỳ hàng tháng với Trưởng phòng về các chi phí hành chính liên quan đến nhiệm vụ công tác của phòng; đề xuất các kiến nghị để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
- Lập bảng tổng hợp đề nghị, mua sắm, quản lý, cấp phát văn phòng phẩm.
- Theo dõi cấp phát công cụ lao động, đồng phục, nước uống..
- Tổ chức, giám sát, mua sắm phục vụ cho khu vực Showroom và phòng chờ Khách hàng (đồ uống phục vụ, đồ dùng, trang thiết bị, báo tạp chí….)
- Thực hiện công tác in ấn tài liệu, tờ rơi, ấn chỉ theo yêu cầu của các Phòng ban trong Công ty, giám sát công tác sử dụng của các phòng ban.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán các chi phí hành chính theo nhiệm vụ được phân công
- Chủ động phối hợp các đơn vị liên quan trong công tác khánh tiết, lễ tân, tiếp đón khách hàng.
- Quản lý, theo dõi, đặt suất ăn hàng ngày theo đề nghị của các đơn vị với nhà bếp, theo dõi quản lý các chi phí liên quan đến nhà bếp, đề xuất với Trưởng phòng và các kiến nghị để nâng cao chất lượng bữa ăn hàng ngày và tiết kiệm chi phí; giám sát việc thực hiện quy chế ăn trưa của CBCNV, theo dõi các trường hợp vi phạm của CBCNV, báo cáo đề xuất phương án xử lý vi phạm.
- Chủ động liên hệ, thu thập, trao đổi thông tin với các Phòng ban trong Công ty và các cá nhân, tổ chức bên ngoài để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
3. Công tác CS nội bộ:
- Quản lý, giám sát tổ vệ sinh đảm bảo môi trường Công ty luôn Xanh – sạch – đẹp.
- Kịp thời báo cáo tới Lãnh đạo công ty các trường hợp phát sinh và đưa ra hướng giải quyết.
B. Công tác Nhân sự
- Theo dõi, Soạn thảo, trình ký, lưu giữ Hợp đồng lao động, Hợp đồng đào tạo đối với Người lao động trong Công ty
- Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ người lao động đúng quy định. Theo dõi biến động nhân sự. Định kỳ thống kê, lập báo cáo phân tích tình hình sử dụng nhân