Hướng dẫn viết email cụ thể trong từng trường hợp

(có 2 đánh giá)

Viết email cũng cần phải có kỹ năng tuy nhiên lại không có trường lớp nào dạy về cách viết và gửi mail. Bài viết hôm nay có lẽ sẽ giúp ích cho bạn.

1. Mẫu viết email lần đầu gửi cho người khác

Lần đầu viết email

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"

Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là ... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm).Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày quá dài dòng đoạn này).

Về việc A, ....

Về vấn đề B, ...

Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ... Vì vậy, em đề xuất mình có thể ... Bước tiếp theo, mong chị gửi em ... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại ... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị, (Tên)

2. Mẫu viết mail khi trả lời người khác

Gửi chị A,

Cảm ơn email của chị

Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc X, ...

Về việc Y, ...

Để em có thể tiến hành ..., xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau: 1. Câu hỏi 2. Câu hỏi Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là ... Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày ... để kịp tiến hành ... đúng hạn. Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban ... để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu.

Cảm ơn chị.

Thân gửi, (Tên)

3. Đối với dạng email follow-up

Gửi chị A,

Em là ... ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc ...

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em ... để có thể tiến hành ... trước ngày xx/xx

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị, (Tên)

4. Nhớ kiểm tra dò lại email trước khi gửi

Để kiểm tra thì bạn nên trả lời các câu hỏi sau nếu không sót thì email của bạn đã hoàn chỉnh

  • Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
  • Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
  • Tên mọi người đã đúng chưa?
  • Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
  • File cần đính kèm đã đủ và đúng file chưa? Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
  • Còn lỗi chính tả nào không?
  • Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?
(có 2 đánh giá)
Theo Quỳnh Ny
2.318 

Nguyễn Chánh Thắng Mai Xuân Bách Đỗ Xuân Mạnh Đào Tuấn Ngọc Nguyễn Tuấn Thành Trần Phước Quí Nguyễn tuấn anh Đặng Từ Hảo Nguyễn Xuân Minh Hiếu Võ Duy Khoa Đặng Xuân Hưng Nguyễn Đình Luân Nguyễn Văn Toàn Nguyễn Quốc Tuấn Đỗ Hoàng Sơn Nguyễn Hữu Phước Đặng Ngọc Hải Nguyễn Thanh Phong Trần Vĩnh Tiên Lưu Đặng Thanh Tùng Lê Trọng Quảng Vũ Hoàng Nam Nguyễn Hoàng Kim Long Nguyễn Chí Hiếu PHẠM VĂN KHA Lê Minh Nhật Dương Đức Huy Nguyễn Cao Hậu Ngô Nhật Huy Phạm Văn Hoàn Trần Đại Nghĩa Lương Dũ Nghi Lâm Nguyễn Thị Quỳnh Nguyễn Thị Thu Cúc Bùi Thị Hồng Thắm Bùi Như Huyền Phạm Thị Liên Nguyễn Kiều Anh Đào Minh Thư Nguyễn Thị Quỳnh Linh Trần Kim TRƯƠNG PHẠM HUYỀN CHÂU Nguyễn Thị Phương Dung Nguyễn Thanh Phương Huỳnh Thị Mỹ Linh Phạm Thị Thanh Hoàng Thị Kim Oanh Nguyễn Kim Huệ Hoàng Yến Bảo Nhi Phạm Thu Trang Trần Anh Thư Phạm Ngọc Lưu Nguyễn Thị Thảo Phạm Đoàn Như Thảo Lệ Nguyễn Kim Thị An Nguyễn Thị Phương Thảo Nguyễn Thị Minh Hiền Phan Thị Thùy Dung Bùi Quế Hương Hoàng Thị Hằng Nguyễn Hải Linh Phan Quỳnh Ngân Nguyễn Thiện Lợi Nguyễn Đại Thọ Đinh Thị Tú Anh Trịnh Tố Uyên Nguyễn Thu Trang Lê Thị Phương Nguyễn Thị Như Quỳnh Nhi Lê Lê Kiều Nguyên Trần Lê Diệu Huyền Nguyễn Thị Thục Oanh Đinh Trần Thu Lan Nguyễn Ngọc Hậu Vũ Hoàng Phương Thảo Kiều Thu Nga Nguyễn Thị Thu Thiên Mạc Lệ An Trần Thị Giang Lý Thùy Linh Nguyễn Thị Tuyết Nhung Nguyễn Thị Ngọc Cẩm Thu Hương Vũ Thị Hậu Hường Phạm Đinh Trần Thu Lan Hà Thị Thùy Trang Hoàng Mỹ Linh Nguyễn Như Quỳnh Lê Thị Ngọc Quyền Henh Gia Hân Ngụy Hương Giang Nguyễn Thị Hạnh Phạm Thị Thu Hiền Bùi Thị Thảo Phan Thị Thùy Dung Trần Kim Trang Nguyễn Thị Lam Thuỷ Lữ Thị Thủy Nguyễn Thị Thanh Hiền Phạm Thị Bích Hồng Ngô Thị Đỗ Anh Phan Thị Hòa Nguyễn Đặng Quỳnh Chi Bùi Huyền Ngọc PHẠM THỊ KIM NGÂN Nguyễn Hồng Trang