Hướng dẫn viết email cụ thể trong từng trường hợp

Viết email cũng cần phải có kỹ năng tuy nhiên lại không có trường lớp nào dạy về cách viết và gửi mail. Bài viết hôm nay có lẽ sẽ giúp ích cho bạn.

1. Mẫu viết email lần đầu gửi cho người khác

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"

Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là ... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm).Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày quá dài dòng đoạn này).

Về việc A, ....

Về vấn đề B, ...

Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ... Vì vậy, em đề xuất mình có thể ... Bước tiếp theo, mong chị gửi em ... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại ... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị, (Tên)

2. Mẫu viết mail khi trả lời người khác

Gửi chị A,

Cảm ơn email của chị

Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc X, ...

Về việc Y, ...

Để em có thể tiến hành ..., xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau: 1. Câu hỏi 2. Câu hỏi Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là ... Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày ... để kịp tiến hành ... đúng hạn. Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban ... để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu.

Cảm ơn chị.

Thân gửi, (Tên)

3. Đối với dạng email follow-up

 Gửi chị A,

Em là ... ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc ...

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em ... để có thể tiến hành ... trước ngày xx/xx

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị, (Tên)

 4. Nhớ kiểm tra dò lại email trước khi gửi

Để kiểm tra thì bạn nên trả lời các câu hỏi sau nếu không sót thì email của bạn đã hoàn chỉnh

  • Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
  • Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
  • Tên mọi người đã đúng chưa?
  • Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
  • File cần đính kèm đã đủ và đúng file chưa? Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
  • Còn lỗi chính tả nào không?
  • Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?
Theo Quỳnh Ny
2.073 

Trần Hòang Nam Trần Văn Thắng Gilmore Miranda Bùi Quốc Hoàng Nguyễn Hoàng An Trương Văn Thoại Đinh Văn Tuệ Nguyễn Quý An Hồ Cảnh Mạn Lưu Ngọc Quang Nguyễn Tuấn Kiệt Đặng Văn Hà Văn Công Linh Lâm Thủ Đô Nguyễn Hữu Lộc Đào Duy Tùng Đỗ Quang Tiến Nguyễn Viết Nam Nguyễn Xuân Thân Hoàng Vũ Duy Lê Thanh Hiệp Lê Quốc Vương Vũ Tiến Phong Phạm Minh Việt Hoàng Ngọc Phước Lê Tấn Cảnh Dương Hoàng Khang Hoàng Văn Tuân Lê Đình Hiếu Lê Văn Thành Nguyễn Minh Thắng Dương Thiện Chí Phạm Thế Anh Trần Huỳnh Minh Tiến Nguyễn Trọng Thanh Tuan Le Nguyễn Quốc Trung Phạm Anh Tuấn Phạm Ngọc Khánh Nhiêu Triều Tú Quyên Vũ Thị Cúc Lê Anh Thi Trịnh Thị Khánh Ly Võ Thị Nga Đinh Thị Kim Ý Nguyễn Thùy Linh Đặng Thị Ái Vy Nguyễn Vũ Thùy Trang Võ Thị Thùy Linh Hoàng Nguyễn Phương Linh Trần Thị Hiền Trịnh Thị Phương Mai Thị Huyên nguyenhongnhung My Hanh Nguyen Hồ Ngọc Thuỷ Lê Thị Quyết Nguyễn Thị Thùy Vân Đỗ Thị Hương Giang Nguyễn Ngọc Hoa Đăng Tô Thị Thành Công Chu Thị Nga Nguyễn Thị Nụ Nguyễn Thị Nương Lê Ánh Huyền Mây Phạm Thị Nụ Võ Thị Hồng Ánh Vương Thị Thơ Tống Thị Tình Trần Thị Huỳnh Trâm Nguyễn Thị Trúc Uyên Nguyễn Phạm Mỹ Anh Trịnh Thị Huyền Nhi Hồ Thị Phượng Trần Thị Thu Hằng Trần Thị Hồng Xuyên Võ Thị Dương Vi Dương Thị Ngọc Mi Mã Ái Quỳnh Trần Thị Mỹ Hướng Lê Ly Von Nguyễn Thanh Trà Nguyễn Thị Thương Huyền Nguyễn Thị Phương Nhi Nguyễn Thị Phương Nhi Đào Thị Thuận Trần Thị Nguyệt Hằng Nguyễn Thị Sen Nguyễn Thị Phương Thùy Nguyễn Hoàng Diệp Linh Huỳnh Thị Hồng Thư Trần Thị Hồng Mến Nguyễn Ngọc Anh Trần Thị Cúc Nguyễn Thị Thu Hà Đoàn Thị Thùy Trang Mai Thị Hải Yến Trần Thị Thùy Trang Nguyễn Hồng Anh Lê Hương Giang Phạm Lê Bích Nhi Trần Hồng Phương Uyên Trần Hồng Phương Uyên Nguyễn Quỳnh Lan Hương Nguyễn Thị My Vi Thị Hường