Kỹ năng sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học cho Luật sư

Nghề Luật sư là một trong những nghề phải làm việc với nhiều hồ sơ, tài liệu nhất. Kỹ năng sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học là rất cần thiết nó không chỉ làm giọn gàng văn phòng làm việc mà nó còn giảm sự căng thẳng khi làm việc

Image result for ngăn nắp


Hơn thế, những tài liệu luật sư liên quan đến nhiều vấn đề và chứa đựng những thông tin của khách hàng nên việc sắp xếp phải đảm bảo tính bảo mật cũng như bảo quản tốt những tài liệu đó trong thời gian dài.

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:

1. Chọn tủ hồ sơ:
Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
2. Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
3. Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
– Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…
– Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…

4. Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
5. Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM, nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Theo Thế Giới Luật Sư
3.235 

Lê Khánh Duy Nguyễn Hữu Bách Vũ Ngọc Bánh Nguyễn Tiến Hưng Trần Văn Hoa Vũ Xuân Hoàng Vũ Văn Vân Trần Minh Duy Đào Văn Hảo Nguyễn Minh Tú Trần Bá Đạt Nguyễn Minh Tấn Nguyễn Hồng Đăng Hà Mẫn Đạt Võ Đức Viên Khang Kiều Thanh Phú Nguyễn Hoài Nam Đỗ Hiệp Trịnh Phước Toàn Trần Minh Thuận Hồ Hữu Tài Trương Quốc Hùng Phạm Đăng Khoa Đặng Anh Khoa Nguyễn Văn Đạt Nguyễn Minh Tấn Nguyễn Thanh Lam Nguyễn Thị Thùy Dương Đỗ Thị Bé Trâm Đặng Trần Mỹ Huyền Kiều Thị Nguyệt Phương Trương Thanh Bình Vũ Thị Khánh Ly Trần Thị Diệu Linh Chung Thị Hiền Nguyễn Thị Huỳnh Giao Đinh Thị Bé Trần Lê Vân Hà Nguyễn Thùy Ngân Trần Thị Yến Bùi Thị Bích Tiên Nguyễn Thanh Hương Nguyễn Thị Đoan Hà Trần Thị Kiều Trang Trần Thị Quý Đặng Thị Thanh Hường Tạ Ngọc Phương Trinh Đặng Như Ngọc Võ Thị Trúc Ly Trần Ngọc Nữ Nguyễn Phương Thúy Lê Bảo Ngọc Nguyễn Thị Mai Nhi Nguyễn Thị Trang Nguyễn Thị Thuỳ Linh Ngô Thị Hồng Phượng Trương Ngọc Thảo Quỳnh Nguyễn Trịnh Tố Nhi Hảo Nguyễn Đinh Ngọc Vũ Thị Thúy Nguyễn Thị Ái Huệ Nguyễn Thùy Linh Bùi Thị Thùy Nguyễn Tuyên Trần Hoàng Yến Thu Trang Nguyễn Nguyễn Thanh Hương Nguyễn Ngọc Thạch Nguyễn Thị Lan Anh Nguyễn Kim Oanh Nguyễn Thị Kim Oanh Nguyễn Thị Phương Anh Hồng Hạnh Phan Thị Kim Nhị Bùi Thị Như Ý Nguyễn Thị Ngân Hồ Thị Mỹ lệ Nguyễn Thị Mỹ Linh Huỳnh Ngọc Hoàng Oanh Võ Thị Mỹ Duyên Phan Nguyễn Uyên Vy Pham Thị Thanh Thịnh Nguyễn Hoài Anh Cà Thị Phương Nguyễn Ngọc Bích Lê Thị Cẩm Ly Lưu Thùy Trang Nguyễn Thị Kiều Dung Lê Võ Kiều Linh