Kỹ năng sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học cho Luật sư

Nghề Luật sư là một trong những nghề phải làm việc với nhiều hồ sơ, tài liệu nhất. Kỹ năng sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học là rất cần thiết nó không chỉ làm giọn gàng văn phòng làm việc mà nó còn giảm sự căng thẳng khi làm việc

Image result for ngăn nắp


Hơn thế, những tài liệu luật sư liên quan đến nhiều vấn đề và chứa đựng những thông tin của khách hàng nên việc sắp xếp phải đảm bảo tính bảo mật cũng như bảo quản tốt những tài liệu đó trong thời gian dài.

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:

1. Chọn tủ hồ sơ:
Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
2. Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
3. Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
– Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…
– Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…

4. Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
5. Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM, nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Theo Thế Giới Luật Sư
2.461 

Lê Nguyễn Vân Toàn Trần Trọng Hữu Cao Văn Mạnh Bùi Thanh Hoan Nguyễn Minh Hoàng Phạm Ngọc Hưng Võ Mậu Hải Phùng Anh Đức Nguyễn Văn Trường Đỗ Anh Dũng Đỗ Văn An TRẦN CHÍ NGUYỆN Lê Đặng Tấn Đạt Nguyễn Ánh Dương Nguyễn Hữu Hiệp Võ Ngọc Quang Huy Nguyễn hoàng thế oanh Lê Anh Tuấn Nguyễn Văn Khuê Nguyễn Giang Trung Nghĩa Bùi Ngọc Luật Lại Hữu Nam Lê Xuân Cương Trần Chí Nguyện Ngô Thị Anh Vân Nguyễn thị chinh Mai Thị Thoan Nguyễn Thị Thu Thảo Hoàng Thị Thơm Đỗ Thị Dung Nguyễn Thuỳ Linh Nguyễn Thị Mùi Nhữ Thị Ngọc Ánh Đặng Lâm Thanh Đào Thị Quỳnh Ngô Hồng Mỹ Tiên Hồ Thị Thu Hiền Nguyễn Thị Thủy Phan Nhựt Thương Trúc Nguyễn Thị Hải Trần Hồng Anh Đoàn Như Hoài K' Sang Thị Minh Thư Lê Thúy Quỳnh Phạm Thủy Trần Thị Ngọc Trâm Lê Thị Thủy Phan Lý Minh Tùng Hà Khánh Ngân Lê Thùy Linh Nguyễn Nhật Thanh Nguyên Nguyễn Thị Thanh Lam Lê Vũ Ngọc Trâm Nguyễn Linh Trang Nguyễn Thị Hương Phạm Ngọc Mỹ Hương Nguyễn Thảo Nguyễn Minh Thư Đặng Lâm Thanh Nguyễn Thị Hồng An Nguyễn Thị Lam Thuyên Phan Ngọc Luyến Đinh Thị Quỳnh Anh Phạm Quỳnh Anh Nguyễn Thị Kim Anh Nguyễn Thanh Quý Huỳnh Thị Tuyết Trinh Tạ Thị Ngọc Thái Thị Việt Mơ Trần Thị Cẩm Tiên Lưu Thị Phượng Đặng Thị Hường Phạm Thị Bích Vân Nguyễn Thị Hương Lan Lê Thị Thanh Trúc Nguyễn Thị Ngọc Huyền Trần Quốc Tùng Nguyễn Thị Minh Huyền Trần Hiểu PHẠM NGỌC HÀ Trà Thị Thu Dung Nguyễn Hoàng Kim Thy Phạm Thị Thanh Thảo Hoàng Thị Kim Oanh Văn Thị Bé Hoa Phan Thanh Trà Mai Thúy Khoa Phương Thành Huỳnh Thị Ngọc Huyền Lê Thị Loan Trương Thị Ngọc Huyên Chu Thị Bích Nguyễn Phương Ly Thu Trương Phan Thanh Trà Nguyễn Thị Hạnh Nguyễn Thị Bé Huỳnh Hồ Thị Mỹ Liên Nguyễn Thị Phụng Nguyễn Thị Bích Trăm Nguyễn Thị Ngọc Ly Tống Thị Tho Mai Thị Uyên Phạm Thị Yến Ngọc Nguyễn Thị Phúc