TP.HCM tiếp cận với 'Phòng họp không giấy'

Với mô hình "Phòng họp không giấy" các lãnh đạo và thành viên dự cuộc họp có thể sử dụng tính năng trao đổi riêng tư hoặc chát nhóm để tìm kiếm tài liệu; biết người nào vắng họp mà không mất thời gian điểm danh...

Chiều 6-6, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong và Phó Chủ tịch Võ Văn Hoan đã nghe báo cáo về mô hình “Phòng họp không giấy” và “Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh”.

TP.HCM tiếp cận với 'Phòng họp không giấy' - ảnh 1
Chủ tịch Nguyễn Thành Phong nghe báo cáo mô hình "Phòng họp không giấy". Ảnh: PHƯƠNG THÙY

Tại cuộc họp, đại diện tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) đã giới thiệu hai mô hình này. Theo VNPT, họ nghiên cứu hai mô hình này nhằm giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp; đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp lãnh đạo đưa quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

Để triển khai  “Phòng họp không giấy - VNPT eCabinet”, đại diện VNPT cho biết trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp…

Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, từ đó ai vắng mặt người chủ trì sẽ biết được ngay lập tức. Chức năng này giống như điểm danh tức thời, thay vì phải mất thời gian điểm danh như những cuộc họp trước đây.

Hệ thống còn có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn trước đó; chức năng highlight để khoanh vùng những thông tin đáng chú ý. Bên cạnh đó, hệ thống còn có chức năng tìm kiếm tài liệu từ những nguồn khác bởi vì hệ thống có liên kết với kho dữ liệu quốc gia, web văn phòng điện tử UBND TP...

“Nếu chưa tìm kiếm được tài liệu thì các đại biểu dự cuộc họp có thể sử dụng tính năng trao đổi riêng tư hoặc chát nhóm để có sự trợ giúp từ những đơn vị khác” – vị đại diện VNPT nói và cho biết các đại biểu có thể chia sẻ tài liệu lên mục dùng chung của cuộc họp đó.

Hệ thống còn có tính năng bảo mật tài liệu, những tài liệu nào có tính năng mật hoặc hạn chế sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì thì tài liệu mới hiện lên.

Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại qua các cuộc họp, người chủ trì có thể phát hiện ra những người không bao giờ phát biểu.

Với tính năng lấy ý kiến và biểu quyết, trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên sẽ trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết). Kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.

Với mô hình “Ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh”, đại diện VNPT cho biết ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

Ứng dụng này nổi bật với số tính năng như: Trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc; hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý. Ngoài ra, ứng dụng có tính năng quản lý công việc, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc; trợ lý ảo, hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin; các tính năng nâng cao, tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.

Theo đại diện VNPT, ứng dụng này tạo nên môi trường làm việc hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên trong quá trình trao đổi, giao việc và quản lý công việc với sự ưu việt và tiện lợi. Với ứng dụng giao việc và nhắc việc của VNPT, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.

Trước hai mô hình này, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong cho biết UBND TP sẽ nghiên cứu, xem xét để triển khai trong thời gian tới.

2.153 
Click vào đây để xem danh sách 60.065 Việc làm TpHCM đang tuyển dụng hoặc nhận thông báo thường xuyên thông tin về Việc làm TpHCM
Click vào đây để xem danh sách 60.065 Việc làm TpHCM đang tuyển dụng hoặc nhận thông báo thường xuyên thông tin về Việc làm TpHCM

Nguyễn Quang Bảo Phu Trong Dong Nguyễn Bá Đạt Nguyễn Đức Hoàng Thanh Nguyen Đỗ Đăng Quang Phạm Văn Thắng Trương Quang Vũ Nguyễn Đình Lĩnh Nguyễn Hải Nam Lưu Quang Chính Trần Việt Ninh Lê Quốc Việt Đạt Ngọc Tiến Lê Quốc Việt Nguyễn Chí Thành Bùi Vĩnh Phúc Đoàn Văn Nghĩa Nguyễn Quang Huy Lê Văn Hảo Phan Tử Nghi Trần Quang Thọ Đỗ Xuân Mạnh Nguyễn Công Ánh Đặng Trường Giang Thắng Diễm Thiên Trần Đức Thành Nguyễn Văn Miên Nguyễn Đức Sơn Nguyên Hùng Anh Lương Vũ Long Nguyễn Thanh Tân Trần Minh Hoàng Nguyễn Quốc Khánh Nguyễn Tất Thái An Hưng Nguyễn Đăng Khoa Nguyễn Năng Nguyên Khôi Nguyễn Xuân Lộc Nguyễn Bảo Tân Hồ Xuân Dũng Nguyễn Việt Nam Cái Trọng Phước Nguyễn Quang Hào Bùi Sơn Bế Văn Hồng Khang Nguyễn Ngọc Thiên Nguyễn Trần Phi Hải Lê Quang Hoà Nguyễn Trung Hiếu Võ Chí Trung Nguyễn Thanh Lâm Phạm Văn Thuận Nguyễn Trọng Thắng do hung Nhan Văn Phước Lộc Cao Hữu Tình Nguyễn Mạnh Hưởng Nguyễn Ngọc Thái Võ Đức Thanh Phạm Đức Vũ Phạm Minh Dũng Lê Thanh Tú Bùi Chấn Nam Nguyễn Văn Tiến Tạ Thị Linh Chi Phạm Thị Hải Yến Trần Thị Hoàng Yến CaDy Nguyen Nguyễn Thị Thanh Tâm Đỗ Thị Thanh Phương Nguyễn Thị Mỹ Linh Tạ Thị Nhung Khê Nữ Kim Chuyên Bùi Phương Thúy Tạ Thị Thu Hiền Đặng Thị Kiều Diễm Nguyễn Thị Lan Hương Huỳnh Thuý Anh Trần Thị Bảo Vy Võ Thị Mỹ Hòa Lừu Thị Dín Đinh Thị Thanh Diệu Phạm Thị Huỳnh Đinh Hà Trang Tô Minh Ngọc Dương Thị Hà Vòng Thị Ngọc Liên Hoàng Thị Hương Nguyễn Thị Quỳnh Nhi Ngô Thị Kim Thương Trần Thị Thu Hằng Lê Thị Lý Nguyễn Thị Ngân Thảo Loan Nguyễn Bùi Thị Thanh Minh Trần Ngọc Nhã Nguyễn Thị Hoa Bùi Huỳnh Thảo Duy Vũ Hà Thanh Phương Nguyễn Bảo Chi Tạ Thị Nhung Nguyễn Hương Giang Phạm Thị Huế Nguyễn Thị Thu Hương Trương Thị Thu Nguyệt Mai Thị Thu Huyền Quách Thị Diễm Thùy Hồ Thị Lệ Thương Lê Thị Phương Thủy Nguyễn Thị Hoa Linh Hà Thị Thu Trang Lê Thị Đang Phạm Thị Út Đẹp Nguyễn Thị Ngọc Lợi Nguyễn Thị Thủy Tiên Lê Nguyễn Hương Sen Nguyễn Thị Cẩm Tú Nguyễn Thị Ngân Hoa Hà Minh Hạnh Não Ngọc Cẩm Tú Nguyễn Thị Tân Nguyễn Thị Thanh Nguyễn Thị Thanh Trần Thị Tuyên TRẦN THỊ PHƯỢNG Phương Thúy Đỗ Thanh Diệu Thẩm Đinh Nhật Vân Anh Đinh Hòa Anh Nguyễn Thị Thanh Vân Nguyễn Phương Anh Phạm Oanh Phạm Phan Thị Mỹ Linh Lưu Trần Thảo Trang Đinh Thị Thúy Võ Thị Mỹ Phương NGUYỄN THỊ HẰNG Nguyễn Thị Vi Ngô Thị Gia Phương Nguyễn Ngát Phạm Thảo Chi Nguyễn Thị Minh Thư Trần Thị Hương Quynh Anh Nguyễn Thu Trang Trần Thu Trang Nguyễn Thị Hằng Nguyễn Khánh Linh Nguyễn Thị Bích Hảo Đỗ Thị Nhung Lê Thị Hoa Vũ Hạnh Hoa Lê Thị Hường Nguyễn Thị Hiệp Thái Kiều Phụng Đặng Nguyễn Minh Thư Phạm Thị Hiền Mai Lê Khánh Linh Nguyen Bùi Kim Dung Phan Thị Hằng Hồ Thị Hân Nguyễn Thị Linh Đỗ Thu Trang Phạm Ngọc Ánh Phạm Thị Yến Linh Đoàn Tú Trinh Đặng Hải Hà Lương Nguyễn Việt Trinh Phạm Thị Thạch Thảo Phạm Thị Nguyên Thư Võ Thị Huyền Trang Nguyễn Phạm Tú Trinh Quách Thu Phấn Trần Tuyết Linh Nguyễn Thị Huyền Trang Nguyễn Lê Thùy Trang Nguyễn Thị Tư Lê Thị Hồng Diễm Phạm Văn Tín Lê Thị Thuỷ Tiên Vũ Thị Kiều Trinh Hoàng Hải Yến Nguyễn Thị Huyền Lê Thị Hồng Như Ý Phạm Thị Kiều Oanh Lê Gia Hân Quyên Hồng Đỗ Thị Huyền Trần Thị Sâm Nguyễn Thị Kiều Nguyễn Thị Thu Hiếu Võ Thị Nguyệt Hòa Lê Thị Thuỳ Dung Thân Thị Lệ Uyên Hồ Thị Lệ Thương Nguyễn Ngọc Thảo Lam Phạm Thị Ngọc Ánh Trần Trúc Linh Trần Thị Ngọc Mai Nguyễn Thị Uyển Lann Huongg Đỗ Thị Hà Phương K Lê Hà Nhi Nguyễn Thị Hồng Nhung Vũ Thị Hiền Nguyễn Thị Ngọc Ánh Kiều Thị Chinh Nguyễn Thị Tuyết Hoa Phạm Thị Thúy Trần Thị Phương Phan Thị Quỳnh Như Nguyễn Thị Ánh Nguyễn Thị Hương Giang Trần Thị Thanh Nga Phan Thị Huyền Bùi Thị Thùy Linh Phạm Thị Hồng Nhung Huỳnh Thị Diễm Xuân Nguyễn Thị Diệu Mẫn Nguyễn Thị Hoa Nguyễn Thị Thanh Mai Nguyễn Thị My Nguyễn Phương Thảo Đào thùy linh Trần Thị Thanh Trúc Đặng Thu Huyền Nguyễn Thị Hải Ngô Thị Tố Như Nguyễn Thị Thành Vinh Nguyễn Thị Thanh Trâm Lê Lệ Hằng Hoàng Thị Duyên Trần Thị Cẩm Linh Vũ Thị Châm Nguyễn Thị Hồng Nhung Phạm Thị Thanh Tình Hồ Thị Như Hậu Lưu Thị Linh Nguyễn Thị Quỳnh Mai Phương Thảo Cao Thị Châm Anh Hà Thị Xuân