Trưởng phòng Xuất nhập khẩu là gì?

Trưởng phòng Xuất nhập khẩu là một vị trí hết sức quan trọng trong tổ chứa, họ là người đứng đầu phòng ban Xuất nhập khẩu (XNK), chịu trách nhiệm điều hành, hoạt động chung về công tác XNK trong cả tổ chức. Họ đóng vị trí trung gian trong doanh nghiệp, là cầu nối giữa nhân viên XNK với ban lãnh đạo, giữa công ty với khách hàng, thực hiện các giao dịch XNK thông qua các phương tiện khác nhau như tàu, tàu hỏa, máy bay,...

Về cơ bản họ được coi là chuyên gia điều phối vận chuyển quốc tế, có nhiệm vụ theo dõi, phân loại các lô hàng, làm việc với khách hàng.

Nhiệm vụ, chức năng:

- Quản lý, điều hành cách hoạt động của bộ phận XNK.

Đây là một trong những chức năng hàng đầu của Trưởng phòng xuất nhập khẩu. Họ có trách nhiệm giám sát, điều hành, phân phối công việc cho các thành viên trong nhóm, thúc đẩy, đôn đốc họ hoàn thành công việc được giao, đạt mục tiêu chung đã đề ra. Xây dựng kế hoạch công việc cho cả phòng. Bên cạnh đó còn thực hiện công tác quản lý lưu trữ hồ sơ XNK, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận khác có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao và nhận hàng.

- Quản lý, phân phối hàng hóa

Trưởng phòng xuất nhập khẩu xây dựng quy trình mua hàng, giao nhận và xuất, nhập hàng hóa, thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Hoàn tất các thủ tục, giấy tờ XNK hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ XNK, thủ tục thanh toán, giao nhận hàng. Kết hợp với kế toán mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.

Ngoài ra còn tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa XNK với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.

- Mở rộng quan hệ

Trưởng phòng xuất nhập khẩu xây dựng phương án, liên hệ với các nhà cung cấp mới, duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp cũ. Thực hiện tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường XNK theo chiến lược công ty đề ra. Duy trì mối quan hệ tốt với chính phủ. Thường xuyên họp với khách hàng để nâng cao thiện chí, giải quyết các vấn đề, nói chuyện với các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng để có thể đề nghị gia hạn hợp đồng hoặc chuyển sang các công ty có dịch vụ tốt hơn, tính giá thấp hơn.

2.055