Trợ lý kinh doanh (Sales Admin)

1. Xử lý dữ liệu khách hàng, dữ liệu kho, dữ liệu công nợ.

• Kiểm tra và kiểm soát thông tin khách hàng do NVKD tạo mới một cách chính xác theo quy định
• Thực hiện nhập, xuất dữ liệu kho theo phiếu nhập kho, xuất kho
• Quản lý dữ liệu tồn kho và đề xuất sản xuất với xưởng sản xuất

2. Xử lý đơn hàng và phiếu bán hàng

• Kiểm tra đơn đặt hàng của NVKD (Về thông tin khách hàng, giá, chiết khấu, số lượng đặt hàng, địa chỉ và thời gian giao hàng…) và yêu cầu NVKD điều chỉnh nếu cần thiết.
• Thực hiện thao tác bán hàng trên phần mềm Mobiwork từ phiếu đặt hàng. Điều chỉnh phiếu bán hàng phù hợp theo đúng số lượng thực tế khi giao hàng.
• In và lưu trữ phiếu bán hàng hàng, phiếu trả hàng, phiếu xuất trả hàng ngày theo đúng yêu cầu.
• Thực hiện thao tác điều phiếu bán hàng sau khi giao hàng

3. Phân phối đơn hàng và điều phối giao hàng

• Điều phối đơn hàng cho nhân viên giao hàng theo tuyến phù hợp
• Kiểm soát việc sắp xếp hàng hóa và bảo quản hàng hóa của NVGH theo đúng quy định
• Kiểm soát việc giao hàng, thanh toán tiền hàng.

4. Quản lý việc thu tiền và dữ liệu công nợ của phòng kinh doanh

• Quản lý việc thanh toán của NVGH và NVKD hàng ngày
• In và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định

5. Thực hiện các công tác hành chính hỗ trợ phòng kinh doanh

• Hỗ trợ NVKD trong việc hoàn thiện hợp đồng theo các điều khoản được duyệt và trình kí.
• Thực hiện các công văn gửi khách hàng, công văn khuyến mãi và lưu trữ các công văn, đề xuất khuyến mãi
• Tiếp nhận và lưu trữ các văn bản của phòng kinh doanh như: Công văn khuyến mãi, hợp đồng, tài liệu ATVSTP, công văn khách hàng…
• Hỗ trợ công tác thư ký cuộc họp phòng kinh doanh
• Thực hiện giám sát vi phạm và lập các biên bản vi phạm tại văn phòng kinh doanh

6. Thực hiện các công việc khác theo sự điều động của trưởng phòng kinh doanh