Trưởng phòng Hành chính (Chi nhánh Hồ Chí Minh)

Chi nhánh Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm

Mức lương: Thỏa thuận Kinh nghiệm: 3 năm Nơi làm việc: Tp Hồ Chí Minh Trình độ: Đại học Đã hết hạn

Click vào đây để xem tuyển dụng Trưởng phòng Hành chính mới nhất

Nộp đơn Lưu việc làm

Mô tả công việc

- Xây dựng, hoàn thiện quy trình, quy định, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính; quản lý việc sắp xếp, lưu trữ giấy tờ liên quan đến công tác hành chính.
- Xây dựng quy định về việc thực hiện và giám sát thực hiện công tác an ninh, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ cho văn phòng tòa nhà và hệ thống kho bãi.
- Giám sát việc tuân thủ các nội quy làm việc, quy định quản lý, quy định hành chính, giám sát công tác lễ tân, cấp dưỡng, điều hành xe, thủ tục đặt vé máy bay, khách sạn, mua bán công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động của chi nhánh
- Quản lý công tác bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa tài sản, trang thiết bị, hạ tầng, cơ sở vật chất, đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, đúng mục đích và phương pháp.
- Chủ trì các lớp đào tạo nghiệp vụ và diễn tập PCCC hàng năm để bảo đảm an toàn tối đa cho tòa nhà và kho bãi.
- Tìm kiếm khách hàng thuê văn phòng và quản lý hợp đồng, giám sát việc thanh toán phí thuê, điện, nước, phí dịch vụ… định kỳ theo hợp đồng. Nhận phản hồi và hỗ trợ tối đa các yêu cầu của khách hàng thuê văn phòng để việc hợp tác được hiệu quả.
- Lên kế hoạch ngân sách mua sắm của phòng Hành chính trong năm, giám sát việc mua sắm, cấp phát và sử dụng ngân sách định kỳ theo tháng, giám sát công tác lắp đặt, bàn giao nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán theo quy trình
- Phối hợp với phòng Kế toán thực hiện chế độ kiểm kê tài sản theo quy định.
- Phối hợp thực hiện công tác truyền thông, tổ chức các sự kiện của Công ty như lễ, tết, teambuilding, sinh nhật Công ty…
- Giao dịch với các cơ quan, ban ngành tại địa phương nơi Công ty đặt trụ sở và các cơ quan chính quyền khác trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.

Yêu cầu công việc

- Nữ, độ tuổi từ 28-40, tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong Công ty quy mô 300 CBNV
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính tổng hợp, Ngoại ngữ, Văn thư lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Có kiến thức về quản trị hành chính và hiểu biết về quy định pháp luật liên quan.
- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc, điều phối, quản lý công việc tốt.
- Khả năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục và tạo dựng phát triển mối quan hệ tốt
- Linh hoạt trong ứng xử và khéo léo giải quyết các vấn đề, khả năng giải quyết xung đột
- Sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm văn phòng, chuyên ngành.
- Nhiệt tình, nghiêm túc, trung thực và chịu áp lực công việc cao.

Phúc lợi công việc

- Lương cạnh tranh theo năng lực.
- Thưởng BSC hàng quý, thưởng tháng lương 13, thưởng performance theo doanh số hấp dẫn.
- Được tham gia các khóa đào tạo kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm.
- Được hưởng đầy đủ quyền lợi của người lao động theo quy định của luật lao động hiện hành.
- Các phúc lợi khác:
o Ăn trưa tại văn phòng Công ty
o Bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt, laptop, điện thoại, thẻ taxi.
o Thưởng các ngày lễ, quà trung thu, tết thiếu nhi, các chương trình nghỉ mát, sinh nhật Công ty, team teambuilding thú vị gắn kết các thành viên.
o Các chính sách thưởng hấp dẫn khác: Best employee, thưởng quản lý chi phí hiệu quả,…