Trưởng phòng kiểm soát quy trình

1. Xây dựng và cải tiến quy trình
- Lập mục tiêu, kế hoạch xây dựng hệ thống quy trình (Quý, Tháng)
- Lập kế hoạch xây dựng cho từng quy trình
- Chủ trì, phối hợp, đôn đốc các bộ phận phối hợp trong việc xây dựng dự thảo
- Ban hành, cập nhật, quản lý tính hiệu lực của quy trình
- Đào tạo, hướng dẫn áp dụng quy trình
- Lên kế hoạch và thực truyền thông nhắc nhở, định kỳ văn hóa tuân thủ quy trình
- Chủ trì cải tiến, đào tạo lại các nội dung, quy trình chưa hiệu quả, chưa phù hợp.
- Hỗ trợ các phòng ban xây dựng các quy trình do phòng ban phụ trách
- Đề xuất các biện pháp khuyến khích CBNV tham gia xây dựng, phát hiện cải tiến Quy trình
2. Giám sát tuân thủ quy trình
- Lập mục tiêu, kế hoạch giám sát tuân thủ
- Chủ trì, phối hợp với TBP giám sát, xác định nguyên nhân, thực hiện giải pháp đối với các nội dung chưa thực hiện tuân thủ.
- Đôn đốc, giám sát việc thực hiện và duy trì giải pháp
- Báo cáo định kỳ (Tuần/tháng) kết quả giám sát
3. Giám sát hoạt động liên quan trực tiếp đến bán hàng nội bộ
- Lập mục tiêu, kế hoạch giám sát tuần/tháng/quý cho hoạt động bán hàng nội bộ.
- Thực hiện giám sát qua các kênh nội bộ và khách hàng (Dữ liệu bán hàng, Kho, Giao nhận (Phần mềm, hồ sơ, Group nội bộ, Bông hoa góp ý, phản ánh trực tiếp từ khách hàng, từ các phòng ban, quan sát)
- Triển khai xác định nguyên nhân gốc rễ, thiết lập giải pháp khắc phục, phòng ngừa
- Theo dõi việc thực hiện, duy trì và hiệu quả giải pháp
- Thực hiện cập nhật báo cáo, phân tích dữ liệu, cảnh báo, đưa giải pháp đề xuất, yêu cầu khắc phục
4. Đánh giá, chấm điểm KPI của các phòng ban
- Lập kế hoạch giám sát, đánh giá (hàng tháng) các chỉ số KPI được phân công theo quy định (Không phải tất cả các chỉ số KPI, chỉ chấm KPI được phân công)
- Cập nhật bằng chứng đánh giá, feedback chấm điểm theo đúng kỳ hạn quy định.
5. Học tập và phát triển
- Chủ động tìm hiểu cách thức trình bày, truyền thông quy trình ngắn gọn, dễ áp dụng, dễ hiểu
- Nghiên cứu việc áp dụng số hóa quy trình và hệ thống giám sát nội bộ online
- Nghiên cứu hệ thống quản lý rủi ro phù hợp với mô hình công ty, và với đặc thù ngành ô tô