Trợ lý Giám Đốc là gì?

Mục lục bài viết

• 1. Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc
• 2. Chức năng của Trợ lý giám đốc
• 3. Vai trò của Trợ lý giám đốc
• 4. Học gì để làm trợ lý giám đốc?
• Việc làm Trợ lý Giám đốc

>> Tuyển Trợ lý Giám đốc cần chú ý những yếu tố nào?

>> Trợ lý Giám đốc điều hành là gì? Công việc và mức thu nhập của Trợ lý Giám đốc điều hành

>> Muốn trở thành Trợ lý Giám đốc phải bắt đầu từ đâu?

1. Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc

Có nhiều hiểu lầm cho rằng Trợ lý là “chân pha trà, rót nước” cho Giám đốc. Thực tế hoàn toàn ngược lại. Trách nhiệm, công việc kéo theo là mức đòi hỏi về mặt chuyên môn với vị trí Trợ lý giám đốc rất cao để đáp ứng được nhu cầu công việc của thị trường lao động. Ngày nay, vị trí Trợ lý giám đốc phải thực hiện những nhiệm vụ công việc như sau:

• Thực hiện công việc hỗ trợ cho Giám đốc, giám sát, quản lý theo yêu cầu của Giám đốc trong quá trình điều hành, quản lý công ty.
• Ghi nhận, triển khai các chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc qua đó có thể tự mình thực hiện hoặc giao nhiệm vụ cho các phòng ban chuyên trách tùy theo tính chất nhiệm vụ, yêu cầu công việc và phân công của Giám đốc..
• Trợ lý giám đốc xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch hoạt động cho phòng ban. Ngoài ra báo cáo với Giám đốc điều hành để điều phối, giám sát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
• Lập báo cáo theo định kỳ cho Giám đốc/phòng ban chuyên trách trong công ty..
• Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc của công ty, các công tác liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách này.
• Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết, giám sát tiến độ công việc và báo cáo trực tiếp với Giám đốc.

Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc

2. Chức năng của Trợ lý giám đốc

Tùy vào lĩnh vực của doanh nghiệp, tùy vào tính chất, quy mô và quan điểm quản trị của Giám đốc, chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của Trợ lý giám đốc tương ứng có những sự khác biệt. Nhưng nhìn chung, vị trí Trợ lý Giám đốc được hiểu là có chức năng giúp việc cho Giám đốc. Giám đốc Tài chính, thì trợ lý giám đốc sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến quản trị dòng tiền, quản lý dự án, thẩm định giá, tư vấn đầu tư… Giám đốc điều hành thì vị trí trợ lý sẽ có nhiệm vụ tham mưu, cố vấn trong các vấn đề quản trị, chiến lược điều hành công ty…

Chức năng của Trợ lý giám đốc

Với những Công ty tổ chức 01 vị trí Giám đốc bao quát hết các công việc quản trị mà không có Giám đốc chuyên môn thì vị trí Trợ lý giám đốc cũng sẽ có chức năng bao quát hết các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như:

• Hoạt động các phòng ban, nghiên cứu khách hàng, tìm hiểu đối tác, lập báo cáo để giúp giám đốc hiểu rõ tình hình hoạt động của công ty.
• Chức năng quản lý uy tín và danh tiếng của Giám đốc điều hành. Một Trợ lý giỏi là phải biết khắc phục điểm yếu trong công tác của Giám đốc để giúp họ cải thiện được vấn đề.
• Lập kế hoạch, Trợ lý khác với Thư ký, họ sử dụng chuyên môn để giúp việc cho giám đốc, tham mưu, tư vấn cho cấp trên đưa ra những kế hoạch, chiến lược đúng đắn.
• Trợ lý Giám đốc là người tổ chức chính khi được Giám đốc trực tiếp giao nhiệm vụ công việc và phối hợp với các bộ phận chuyên trách trong công ty. Chức năng tổ chức là điều có thể thấy rõ của người đảm nhận vai trò Trợ lý, giúp Giám đốc sắp xếp hiệu quả thời gian, không gian, tạo lịch làm việc khoa học, chuyên nghiệp.

Hơn thế nữa, một Trợ lý Giám đốc còn có chức năng phối hợp với các phòng ban chuyên trách khác, các cá nhân có trách nhiệm khác trong công ty để thực hiện công việc được giao. Được ủy quyền từ Giám đốc, Trợ lý cũng có khả năng chỉ huy, lãnh đạo trong trường hợp cần thiết, thay mặt Giám đốc cho ra một số quyết định phù hợp. Cuối cùng là chức năng kiểm soát, thay mặt sếp, Trợ lý cũng tiến hành theo dõi, giám sát công việc để đạt được chất lượng cao nhất.

3. Vai trò của Trợ lý giám đốc

Trợ lý Giám đốc thường là một vị trí độc lập, có chế độ làm việc và báo cáo trực tiếp với Giám đốc. Ít doanh nghiệp bố trí vị trí Trợ lý Giám đốc vào một phòng/ban chuyên trách nào đó. Trừ trường hợp là Trợ lý của Giám đốc chuyên môn (Giám đốc Nhân sự, Giám đốc Tài chính…) Với chức năng, yêu cầu của mình, vị trí Trợ lý Giám đốc được xem là một nhận sự cấp cao, quan trọng trong công ty có vai trò bao quát toàn bộ công việc của đơn vị.

Vai trò của Trợ lý giám đốc

Nhắc đến thành công của doanh nghiệp người ta thường chỉ nghĩ đến Giám đốc, ban giám đốc mà ít ai nhận ra đóng góp không nhỏ của các Trợ lý, người luôn bên cạnh các nhà lãnh đạo. Nếu Giám đốc là tướng quân thì Trợ lý chính là quân sư không thể thiếu, họ tiếp nhận những kế hoạch từ Giám đốc, cố vấn, tham mưu và thực hiện chúng hiệu quả.

Công việc Trợ lý giám đốc đem lại nhiều điều bài học kinh nghiệm vô giá, đây cũng là con đường trở thành giám đốc nhanh nhất. Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn định hướng được nghề nghiệp tương lai của mình, hiểu được nhiệm vụ, chức năng và vai trò cần đảm nhận ở vị trí này.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm Trợ lý Giám đốc thì hãy truy cập vào link dưới đây để ứng tuyển ngay vị trí phù hợp với bản thân.

4. Học gì để làm trợ lý giám đốc?

Câu hỏi “học gì để làm trở lý giám đốc” là câu hỏi có phạm phi trả lời rất rộng. Như đã đề cập, để làm trợ lý cho giám đốc thì đòi hỏi một ngưươ phải có sự am hiểu nhất định về quản trị doanh nghiệp nói chung và sự am hiểu về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Chính vì vậy, ngoài lĩnh vực chuyên môn liên quan trực tiếp tới công ty, ví dụ công ty cơ khí đòi hỏi một trợ lý phải am hiểu về cơ khí, công ty hóa chất thì đòi hỏi trợ lý giám đốc cũng phải có chuyên môn về hóa học… Ngoài ra, một người trợ lý giám đốc phải có kiến thức về quản trị công ty. Chính vì vậy, ngoài chuyên môn ở trường được đào tạo thì người trợ lý giám đốc cần có  một đầu óc và tư duy quản trị như một người làm chủ doanh nghiệp.

Hy vọng thông tin sẽ hữu ích cho các bạn. Đừng quên đánh giá 5 sao cho bài viết và 1 share ủng hộ nhé.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm thì hãy truy cập vào NhanLucNganhLuat.vn để ứng tuyển ngay nhé!

Việc làm Trợ lý Giám đốc