Hành chính tổng hợp (Kiêm Trợ lý giám đốc - Nữ)

Nhiệm vụ hành chính nhân sự

• Tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp
• Soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ
• Quản lý chi phí hành chính (phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp khách ...)
• Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban trong công ty; lập kế hoạch tuyển dụng, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
• Thực hiện công tác tiếp nhận nhân viên mới, xây dựng tài liệu và tổ chức đào tạo hội nhập cho nhân viên mới;
• Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên
• Thực hiện, giải quyết các thủ tục liên quan BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động;
• Thực hiện công tác truyền thông nội bộ, gắn kết các thành viên và tiến hành các hoạt động vui chơi giải trí cho nhân viên công ty;
• Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thực hiện các thủ tục, chính sách nhân sự

Nhiệm vụ trợ lý Giám đốc

Tìm kiếm nhà máy

• Nghiên cứu và xác định các nhà máy sản xuất phù hợp.
• Đánh giá năng lực, chi phí và hậu cần của nhà máy.
• Đàm phán hợp đồng và các điều khoản với các đối tác nhà máy.

Tìm kiếm văn phòng

• Xác định và đánh giá các địa điểm văn phòng tiềm năng.
• Xử lý các hợp đồng cho thuê và hậu cần thiết lập văn phòng.
• Quản lý việc di dời văn phòng nếu cần.

Giao tiếp và Kết nối

• Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác và bên liên quan bên ngoài.
• Xác định và thẩm định các nhà cung cấp dịch vụ pháp lý và kế toán bên ngoài.

Điều phối thị thực

• Xử lý quy trình xin thị thực (VISA) cho giám đốc điều hành.
• Đảm bảo gia hạn kịp thời và tuân thủ luật nhập cư.
• Liên hệ với các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh khi cần thiết.

Quản lý đặt chỗ

• Điều phối các sắp xếp đi lại, bao gồm các chuyến bay, khách sạn và phương tiện đi lại.
• Đặt và quản lý đặt chỗ cho các cuộc họp và sự kiện.
• Xử lý các thay đổi và hủy bỏ vào phút chót khi cần thiết..