Lễ tân tòa nhà

1. Tiếp đón hướng dẫn khách:

- Thực hiện công việc lễ tân, đón khách đến giao dịch tại công ty.

- Hỗ trợ khách hàng thông báo đến các phòng ban chuyên môn để tiếp đón và giải quyết các vấn đề của khách.

2. Nhận và chuyển cuộc gọi:

- Trả lời và giải đáp thắc mắc của khách hàng trong quyền hạn cho phép.

- Chuyển các phòng ban chức năng giải đáp các thông tin chi tiết.

3. Quản lý phòng họp: Nhận đăng ký phòng họp của các phòng ban đơn vị qua phần mềm, điện thoại, email và Sắp xếp lịch họp, phòng họp. Thông báo nhóm hỗ trợ chuẩn bị theo yêu cầu đơn vị đăng ký.

4. Theo dõi việc ra/vào tài sản của công ty trong giờ làm việc, phối hợp với An ninh.

5. Tiếp nhận và chuyển tiếp hồ sơ:

- Nhận, phân loại hồ sơ, công văn, báo chí và chuyển đến các phòng ban đơn vị.

- Tiếp nhận hồ sơ chuyển đi bằng hình thức chuyển phát nhanh và xe tuyến.

6. Liên hệ, cập nhật thông tin từ Ban Tổ chức Nhân sự và các phòng ban liên quan khi có sự thay đổi về nhân sự để cập nhật số điện thoại.

7. Theo dõi và thanh toán Chi phí chuyển phát nhanh:

- Lập bảng theo dõi chi phí chuyển phát nhanh.

- Kiểm soát hồ sơ trước khi gửi đi đảm bảo đúng quy định của Công ty.

- Yêu cầu các phòng ban giải trình khi có phát sinh đột biến trong tháng.

- Làm đề nghị thanh toán chuyển phát nhanh.

- Thông báo cho các phòng ban về chi phí chuyển phát nhanh.

8. Hỗ trợ công tác nhân sự: Trả lời thắc mắc, tiếp nhận hồ sơ, đón tiếp ứng viên.

9. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.