Admin Kiêm Thư Ký Giám Đốc

- Công việc Hành Chính:
• Soạn thảo các văn bản liên quan đến công việc hành chính và thực hiện luân chuyển văn bản nội bộ và CPN tài liệu, thư cho các cơ quan, khách hàng v.v...
• Đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, máy móc, thiết bị, in ấn ...
• Chịu trách nhiệm và giám sát trang thiết bị tại các văn phòng làm việc, vệ sinh văn phòng làm việc;
• Hỗ trợ các phòng ban khi có nhu cầu về thông tin, công việc...
• Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các yêu cầu dịch vụ hành chính của các bộ phận ( như VPP, đặt hoa, in card, mực in, tài sản v.v...) ;
• Thực hiện các thủ tục cho CBNV đi công tác: tờ trình, đặt vé máy bay, khách sạn;
• Theo dõi tình hình sử dụng thiết bị văn phòng, tài sản công ty.
• Soạn thảo văn bản, các quy định, quyết định, theo dõi tình hình thục hiện pháp luật lao động;
• Một số công việc liên quan đến người lao động;
• Lưu trữ văn thư, hồ sơ và các hợp đồng giao dịch với khách hàng.

- Công việc Thư ký Giám Đốc:
• Quản trị thông tin đến Giám đốc: tiếp nhận, kiểm tra, thu thập và tổng hợp thông tin chính xác và toàn diện đến Giám đốc.
• Kiểm tra và hoàn thiện giấy tờ/công văn/hợp đồng từ các phòng ban/đơn vị trình Giám đốc ký duyệt.
• Tiếp nhận, xử lý công văn đến/đi của Văn phòng Giám đốc.
• Quản trị hồ sơ/tài liệu của Giám đốc.
• Xây dựng, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin về các đối tác, khách hàng của Giám đốc.
• Lập, triển khai thực hiện và quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Giám đốc.
• Lập biên bản cuộc họp của Giám đốc với Ban lãnh đạo Công ty, các phòng ban của Công ty.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hoàn chỉnh của các loại văn bản/công văn/hợp đồng… theo yêu cầu của Giám đốc.
• Tổ chức và giám sát thực hiện các chỉ đạo công việc của Giám đốc xuống các phòng ban/đơn vị.
• Thực hiện các công việc quản trị hành chính văn phòng Giám đốc: tiếp đón khách hàng và đối tác.
• Tổng hợp các loại báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc..
• Các công việc liên quan khác theo yêu cầu của Giám đốc.