Administrator (Cum Receptionist - Contract 06 Months)

* Lễ tân (Reception)
- Đón khách và cung cấp những thông tin liên quan cho khách với cung cách thân thiện và chuyên nghiệp.
- Welcome and give relevant information to guest in a friendly, professional manner.
- Đóng vai trò của Tổng đài viên:
- Take a role of operator:
+ Sử dụng nghi thức giao tiếp qua điện thoại một cách thích hợp.
+ Use proper telephone etiquette
+ Chuyển cuộc gọi tới đúng cá nhân/ bộ phận liên quan
+ Transfer call to related extension
+ Theo dõi và xử lý các tin nhắn
+ Follow and handle the message
* Hành chính (Administration)
- Quản lý con dấu của công ty.
- To manage company’s seal.
- Đặt mua các trang thiết bị văn phòng cần thiết cho hoạt động chung của nhân viên và của Công ty.
- To purchase office equipment for employee and company’s general activities.
- Mua sắm các tiện ích văn phòng liên quan như: văn phòng phẩm, in ấn phẩm (danh thiếp, bao thư, giấy tiêu đề…), mực in, báo, tạp chí, hoa…
- To purchase relevant utilities: stationery, printing material (business card, envelop, letter head…), printing-ink, newspaper-magazine, flower, etc…)
- Đặt mua thuốc và vật dụng y tế
- To purchase medicines and medical supplies
- Đặt vé máy bay, xe, tàu cho các chuyến đi công tác của Công ty.
- To book airline/car/ train tickets… of company’s business trip.
- Thực hiện thanh toán các khoản mua hàng hóa và chi phí tiện ích liên quan (nước uống, điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, cảnh quan, diệt côn trùng…)
- To do the payment for procurement and relevant utilities expense (drinking water, telecommunication, taxi, express delivery, gardening, pest control…)
- Tiếp nhận, lưu trữ và phân phát các thư từ đến và đi.
- Receive, file and dispatch in-coming and out-going correspondence
- Scan/ sao chép các thư từ liên quan đến các hoạt động chung của công ty.
- Scan/ photocopy of correspondence for Company’s general activities
- Chịu trách nhiệm trong việc sắp xếp phòng họp và công tác hậu cần
- To be in-charge of meeting room arrangements and logistics
- Điều phối trong việc sửa chữa trang thiết bị/ nội thất.
- To co-ordinate on equipment/ furniture repair matters.
- Các công việc hỗ trợ hành chính cho VP nhận mẫu tại 141 Nguyễn Du
- Logistics support for 141 Nguyen Du office
- Hỗ trợ Ban Quản lý, Giám đốc phòng ban trong công tác hành chính.
- Assists Board of Management, Director of Department in administrative issues
* Nhân sự (Human Resources)
- Theo dõi lịch làm việc, công tác của các phòng ban để lên kế hoạch điều xe, phân phát thẻ taxi.
- Follow up working and business schedule of departments to make plan for company car arrangement, taxi card delivery.
- Phụ trách thông báo, tổng hợp số lượng nhân viên để đăt suất cơm công nghiệp.
- Inform and summary employee counts to order duty meals.
- Phụ trách đăng ký và cấp sữa tháng cho nhân viên
- In charge of ordering and granting monthly milk allowance to employee
- Phụ trách đặt hàng và cấp phát áo đồng phục cho nhân viên
- In charge of ordering and granting company’s uniform for employee
- Quản lý và cấp phát các tiện ích về sim, điện thoại cho nhân viên theo chính sách công ty
- Manage and allocate utilities: sim, phone… for employee as company policy.
- Phụ trách quản lý vệ sinh, đội tài xế, đội bảo vệ, đội cây cảnh,… nhằm đảm bảo mọi hoạt động tại công ty đều trong tình trạng tốt và an toàn.
- Manage team of hygiene, driver, security, gardening team,… to make sure all activities are under controlled.
- Phụ trách các dịch vụ cho khách/nhân viên người nước ngoài: visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú.
- In charge of working services for foreign employee/guess: visa, work permit, resident card…
- Sẵn sàng nhận các nhiệm vụ khác do Quản lý trực tiếp phân công hoặc yêu cầu.
- Be ready and responsible to perform any other duties as assigned or required by Direct Supervisor.
- Đảm nhiệm các công việc khác theo thỏa thuận với Giám Đốc Hành Chính Nhân sự.
- To undertake other tasks as agreed with the Human Resource - Admin Manager.