Assistant to Director

I. Tóm tắt nhiệm vụ:
Hỗ trợ trực tiếp Quản lý và làm cầu nối giữa Quản lý và các PB khác để vận hành công việc theo chức năng và nhiệm vụ được phân bổ.
Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận hồ sơ trình ký & lưu trữ
- Soạn thảo và lưu trữ hồ sơ tài liệu
- Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác đúng thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt
- Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo line phân quyền.
Nhiệm vụ 2: Đối nội & đối ngoại
- Đặt lịch họp nội bộ & thông báo tới những thành viên tham dự
- Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác của Quản lý
- Truyền đạt chỉ đạo của Quản lý đến các PB chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra
- Thay mặt cho Quản lý tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động của Công ty khi có yêu cầu
- Tổng hợp báo cáo của các phòng ban và cập nhật điểm tin để kịp thời phối hợp, giải quyết & báo cáo lên Quản lý.
Nhiệm vụ 3: Công việc hành chính
- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo,... theo yêu cầu
- Thực hiện các công việc liên quan đến nghĩa vụ & quyền lợi theo chính sách chung của Tập đoàn
- Nhắc lịch họp, lập & thông báo lịch làm việc/lịch công tác của Quản lý đến các PB liên quan
Nhiệm vụ 4: Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên