Chuyên viên Kiểm soát nội bộ

Xây dựng & Quản lý Quy trình:

• Xây dựng các quy trình hoạt động của các bộ phận theo các chính sách, quy định, tiêu chuẩn và phù hợp với các quy định, thực tiễn;
• Cập nhật, cải tiến các quy trình trở nên ngày càng hoàn thiện hơn;
• Kiến nghị xây mới/ hiệu chỉnh QT, …kịp thời nhằm giúp cho hoạt động của công ty thêm hiệu quả;
• Theo dõi những thay đổi về tiêu chuẩn, thông lệ, quy định và thực tiễn để cập nhật các quy trình cho phù hợp;
• Nghiên cứu, đề xuất các công cụ để quản lý và vận hành các quy trình đã được xây dựng;
• Quản lý tổng thể danh mục các quy trình công việc và mối liên hệ giữa các quy trình hoạt động của Công ty;
• Rà soát và trình ký ban hành các văn bản, quy trình đã xây dựng.

Đào tạo và hướng dẫn thực hiện Quy trình:

• Thông báo triển khai Quy trình đến các phòng ban, bộ phận, đảm bảo việc áp dụng Quy trình được kịp thời và hiệu quả;
• Hỗ trợ việc đào tạo về Quy trình cho các đơn vị tham gia vào Quy trình, đảm bảo các Vị trí/ Vai trò trong Quy trình được xác định và thực thi đúng như mô tả;
• Thường xuyên trao đổi, tư vấn, hướng dẫn cho các đơn vị nghiệp vụ để hỗ trợ trong quá trình thực hiện quy trình.

Kiểm tra đánh giá việc thực hiện và tuân thủ Quy trình:

• Thiết lập các nội dung kiểm soát, xây dựng các chương trình kiểm soát, bao gồm thời gian dự kiến, kế hoạch thực hiện, và các bước chi tiết cần thực hiện; thực hiện theo chương trình kiểm soát và báo cáo kết quả kiểm soát tuân thủ đến Trưởng phòng, thông tin đến các phòng ban (khi cần);
• Đánh giá việc tuân thủ đối với các quy trình, quy định, … liên quan. Thực hiện đánh giá định kỳ / đột xuất đối với các hoạt động của các bộ phận theo kế hoạch của phòng;
• Trao đổi, làm việc với các phòng ban, ghi nhận kết quả đánh giá, tiến hành lập biên bản sự vụ/ sự việc. ghi nhận & báo cáo các sai phạm;
• Ghi nhận ý kiến/ trao đổi/ hỗ trợ các bộ phận trong việc đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả của các quy trình;
• Lập danh sách quản lý các hạng mục cần xử lý, đưa ra các khuyến nghị đối với các điểm phát hiện trong báo cáo kiểm soát tuân thủ và theo dõi các kế hoạch hành động cho các hạng mục cần xử lý để đảm bảo việc thực hiện kịp thời;
• Phối hợp với Phòng Quản lý chất lượng ISO trong các kỳ đánh giá chứng nhận ISO, đánh giá tuân thủ toàn Công ty;

Đánh giá sự phù hợp, tính hiệu quả của quy trình, kiến nghị cải tiến:

• Căn cứ vào việc kiểm tra đánh giá tuân thủ quy trình, quá trình làm việc, tương tác các phòng ban để đánh giá mức độ phù hợp của quy trình với thực tại, kiến nghị/ đề xuất các thay đổi nhằm giúp quy trình hiệu quả, cải tiến hơn, đáp ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động của DN.

Tương tác, phối hợp, hổ trợ các thành viên trong nội bộ phòng:

• Thường xuyên tương tác, phối hợp công việc với các thành viên trong nội bộ phòng, kịp thời hổ trợ để đảm bảo các hoạt động, nhiệm vụ của phòng luôn hoàn thành tốt và kịp thời, góp phần mang lại hiệu qủa hoạt động cho DN.

Thực hiện các nhiệm vụ công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.