Contracting And Planning Executive

A. CONTRACT/ HỢP ĐỒNG

I. Contract Signature/ Ký hợp đồng

• Tiếp nhận nhu cầu ký kết hợp đồng dựa trên tình hình sử dụng và yêu cầu của các phòng kinh doanh
• Thu thập thông tin về nhà cung cấp
• Đàm phán để có được giá cả và các điều khoản có lợi cho công ty
• Chuẩn bị hợp đồng và theo dõi hoàn thành việc ký kết hợp đồng theo đúng quy trình của công ty
• Lưu và theo dõi hợp đồng

II. Information Update/Cập nhật thông tin

• Tiếp nhận thông tin về dịch vụ từ nhà cung cấp
• Cập nhật các bảng biểu theo đúng qui định của công ty
• Cập nhật thông tin cho các bộ phận có liên quan

III. Supplier Relation Management / Quản lý quan hệ với nhà cung cấp

• Gặp gỡ các nhà cung cấp
• Tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm dịch vụ
• Tổ chức và chủ trì các buổi gặp gỡ với nhà cung cấp chính và hướng dẫn viên (hàng năm)

IV. Supplier Quality Management/ Quản lý chất lượng nhà cung cấp

• Đảm bảo theo đúng qui trình quản lý nhà cung cấp ISO
• Giải quyết các khiếu nại liên quan tới chất lượng nhà cung cấp theo đúng quy trình của công ty (hai qui trình Quản lý dịch vụ không phù hợp và Hành động khắc phục phòng ngừa)
• Khảo sát dịch vụ của các nhà cung cấp hàng quý và giới thiệu thông tin tới các phòng ban khác

B. DATABASE/ DỮ LIỆU

• Cập nhật thông tin vào hệ thống giá Excel kịp thời, chính xác
• Cập nhật thông tin vào hệ thống Tourplan kịp thời, chính xác
• Kiểm tra chéo các thông tin của các bạn trong bộ phận

C. PRODUCT/SẢN PHẨM

• Tìm kiếm các sản phẩm mới phù hợp với công ty
• Giới thiệu sản phẩm mới tới các phòng ban

D. SUPPORTING TASKS/ TRỢ GIÚP

• Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của các phòng kinh doanh
• Miscellaneous Request"
• Đi theo các tour lớn hoặc các tour đặc biệt để trợ giúp
• Thực hiện các yêu cầu/hành động trợ giúp khác theo yêu cầu của công ty

E. DEPARTMENT HR AND ADMIN/NHIỆM VỤ NHÂN SỰ VÀ HÀNH CHÍNH
I. Strategic planning

• General plan
• Department OC
• Department Staff List
• Department Policies and Procedures

II. Department Personnel records

• Develop Record
• Update Record

III. Training and Inspection / Đào tạo và khảo sát

• Lên kế hoạch và thực hiện các chương trình khảo sát
• Tham gia vào các khóa đào tạo do Công ty/ Bộ phận tổ chức
• Tham gia vào việc đào tạo và chia sẻ kiến thức trong nội bộ phòng

IV. Employee and community relations/ Xây dựng quan hệ nội bộ

• Tham gia các hoạt động xây dựng đội ngũ trong bộ phận và trong công ty

V. Health and safety/ Vệ sinh và an toàn lao động

• Làm vệ sinh phòng làm việc hàng tuần

VI. Report & Meeting

• Họp bộ phận (Hàng tháng) và các cuộc họp khẩn cấp
• Thực hiện Báo cáo tuần hàng tuần