Lễ Tân

- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển các cuộc gọi đến cho các phòng ban trong công ty
- Chủ động tiếp nhận thông tin đối với khách của Chủ Tịch HĐQT, vào báo cáo xin ý kiến có tiếp nhận khách hay không. Chịu trách nhiệm pha trà, nước cho Chủ Tịch HĐQT và phục vụ trà nước khi Chủ Tịch tiếp khách.
- Ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại để chuyển đến cho các bộ phận có trách nhiệm phản hồi
- Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác tùy theo từng trường hợp công việc của khách hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách đến làm việc ở phòng tiếp khách hay tại sảnh.
- Quản lý các phương tiện, vật dụng như máy fax, tổng đài điện thoại.
- Nhận chuyển fax, giao nhận chứng từ chuyển phát nhanh, gửi thư, bưu phẩm cho các phòng ban, lập sổ theo dõi, ký nhận chứng từ cho các phòng ban khi bàn giao công văn, thư từ, tài liệu.v.v..
- Nhận và ghi sổ công văn đến, công văn đi, lập sổ theo dõi cho số, lưu trữ các công văn được phát hành từ BGĐ đến các phòng ban trong công ty
- Chủ động liên lạc đến người nhận đối với các công văn, tài liệu có tính cấp bách và quan trọng xem có đến đúng nơi và đúng người nhận không
- Kiểm tra đối chiếu với nhà cung cấp DV chuyển phát nhanh để làm đề xuất thanh toán, mở sổ theo dõi việc gửi tài liệu chứng từ của các phòng ban.
- Lưu – photo cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn CBCNV điền vào các mẫu theo quy định công ty, đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Cập nhật lịch họp, chuẩn bị phòng họp cho các phòng ban khi có yêu cầu
- Lập bảng tổng hợp chấm công và đối chiếu với tổ bảo vệ sau đó trình lên trưởng bộ phận kiểm tra ký, chuyển cho bộ phận tính lương.
- Tiếp nhận đơn xin nghỉ phép, mở bảng theo dõi, trình ký trưởng phòng HCNS duyệt đơn và báo cáo cho trưởng phòng vào cuối tháng, sao đó chuyển tất cả cho bộ phận kế toán để tính lương.
- Quản lý và cung cấp các biểu mẫu theo qui trình của công ty ban hành cho các phòng ban.
- Nhận đề xuất VPP từ các phòng ban và đặt mua cũng như cấp phát cho các phòng ban theo đề xuất. Mở sổ theo dõi việc sử dụng VPP của các phòng ban cuối tháng tập hợp các đề xuất, đối chiếu kiểm tra với nhà cung cấp VPP sau đó chuyển sang cho trưởng bộ phận xét duyệt thanh toán.
- Tổng hợp theo dõi nhập – xuất – tồn VPP, quà biếu, đồng phục của công ty báo cáo hàng tháng cho trưởng bộ phận.