Lễ tân, Hành chính văn phòng (tại HCM)

1. Trực quầy lễ tân và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

• Khi đến công ty để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì…
• Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.
• Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.
• Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.

2. Trực điện thoại

• Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.
• Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.

3. Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn

• Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.
• Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.
• Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.
• Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.

4. Phối hợp quản trị hành chính văn phòng

• Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…
• Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…

5. In ấn, scan, photo tài liệu

• Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu.
• In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.
• Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn, scan, photo…

6. Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện

• Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn ra.
• Chuẩn bị trà nước cho các cuộc họp của công ty.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của công ty.

7. Các công việc khác

• Soạn thảo các văn bản hành chính khi có yêu cầu.
• Cung cấp các biểu mẫu của công ty cho các nhân viên, các bộ phận… (cả bản cứng và bản mềm)
• Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho cán bộ, nhân viên của công ty đi công tác.
• Tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan xử lý.
• Phối hợp xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản văn bản của công ty.
• Quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại…
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.