Nhân viên hành chính đóng dấu

I. Tóm tắt nhiệm vụ:
- Đóng dấu, lưu trữ các văn bản, cung cấp giấy giới thiệu các Công ty và theo dõi Hợp đồng thuê văn phòng và quản lý con dấu của các Công ty.
II. Nhiệm vụ trọng tâm:
Nhiệm vụ 1: Thực hiện Đóng dấu văn bản, hồ sơ.
- Kiểm tra thông tin trên văn bản, hồ sơ trước khi đóng dấu (tên công ty, mã số Doanh nghiệp, địa chỉ,…)
- Kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyển hoặc người được ủy quyền (đúng chức vụ, đúng chữ ký,…)
- Tiến hành đóng dấu văn bản, hồ sơ khi thông tin đã chính xác.
- Đóng dấu bên ngoài văn phòng khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.
- Thực hiện công tác cung cấp và báo cáo số liệu đóng dấu định kỳ/ khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.
Nhiệm vụ 2: Thực hiện cho số và lưu trữ văn bản đã đóng dấu, cung cấp giấy giới thiệu các Công ty
- Cho số các văn bản cần lấy số, lưu văn bản gốc (theo quy định)
- Chuyển trả hồ sơ cho các bộ phận, phòng ban đi đóng dấu (trường hợp gởi qua đường văn thư)
- Cung cấp giấy giới thiệu các công ty đang quản lý con dấu Đóng dấu và lưu file để đối chiếu khi cần.
Nhiệm vụ 3: Quản lý, bảo quản con dấu
- Quản lý con dấu các công ty theo sự phân công của Trưởng phòng.
- Cất giữ con dấu vào tủ và niêm phong vào cuối ngày làm việc
- Vệ sinh con dấu định kỳ không để lem mực, nhạt mực.