Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

Hành chánh:

• Tổng hợp, bao quát các công việc hành chính văn phòng.
• Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng, văn phòng phẩm, túi rác, khăn giấy, giấy vệ sinh, nước uống… Xác định định mức sử dụng của từng bộ phận để cấp phát và theo dõi.
• Chăm sóc đời sống nhân viên như thăm hỏi ốm đau, ma chay, cưới hỏi...
• Soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ, văn thư, hợp đồng, thông báo, quyết định theo đúng quy trình ISO. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục gồm: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.
• Đặt vé máy bay, khách sạn, nhà hàng, xe ôtô, xe khách, grab theo lịch công tác của nhân viên
• Tổ chức sự kiện nội bộ của Công ty như đặt tiệc mặn, hoa, bánh, trà, nước, trái cây…
• Gửi chuyển phát nhanh thư từ/ hàng hóa, công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến đối tác, khách hàng và ngược lại. Hàng tháng, đối chiếu với nhà cung cấp dịch vụ.
• Quản lý khu vực lễ tân, tiếp nhận điện thoại, chuyển tiếp cuộc gọi cho bộ phận liên quan; đón tiếp khách trước khi bắt đầu họp; quản lý phòng họp (sắp xếp, chuẩn bị nước uống, bánh kẹo…căn cứ lịch họp đã được đăng ký); trang trí văn phòng theo ngày Lễ, Tết.
• Cập nhật và báo cáo tình hình nhân sự (nhận việc, nghỉ việc), nghỉ phép, lịch công tác và gửi email thông báo.
• Đặt namecard cho các nhân viên và cấp quản lý theo yêu cầu.
• Quản lý, cấp phát đồng phục cho nhân viên.
• Quản lý hệ thống và phòng ban theo tiêu chuẩn ISO, HACCP, BRC.
• Tổ chức các lớp học cho CNV về an toàn lao động, PCCC, an toàn thực phẩm, khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Quản lý máy móc văn phòng: sử dụng thành thạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng, liên hệ nhà cung cấp bảo trì theo định kỳ hoặc đột xuất theo nhu cầu
• Quản lý tạp vụ, lái xe, bảo vệ, nhân viên bảo dưỡng cây cối, nhân viên bảo trì thiết bị văn phòng... Thường xuyên kiểm tra vệ sinh chung của tất cả văn phòng.
• Kiểm tra tất cả khóa cửa, máy lạnh, đèn, điện trước khi ra về
• Thực hiện các công tác hành chánh do TP. Nhân sự và BGĐ

Lễ tân:

• Tiếp đón và hướng dẫn khi khách hàng đến làm việc tại Công ty
• Trực và giải quyết các thắc mắc qua điện thoại hotline
• Tiếp nhận và xử lý các tài liệu, thư từ, công văn đến và đi
• Phối hợp quản trị hành chính văn phòng
• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty
• Các công việc khác theo sắp xếp của quản lý