Nhân viên Hành chính, Lễ tân

1. Mục đích công việc

- Nhận và chuyển cuộc gọi chính xác, thông suốt và nhanh chóng.

- Luân chuyển công văn kịp thời đến ngưới có liên quan.

- Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại Công ty lịch sự và chu đáo.

2. Nhiệm vụ

a) Trực tổng đài điện thoại: Nhận, chuyển cuộc gọi cho các đơn vị có liên quan, ghi nhận thông tin của khách hàng: Cung cấp chính xác thông tin đối tác, khách hàng.

b) Thực hiện nhận, chuyển công văn cho đơn vị, cá nhân liên quan: Đảm bảo công tác lưu trữ văn thư theo quy định.

c) Quản lý và chuẩn bị phòng họp tiếp đón khách và thông báo đến các đơn vị có liên quan; Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty/ và phòng Tổng Giám Đốc.

d) Quản lý và cấp phát VPP, thẻ xe, thẻ ra/vào tòa nhà, Huy hiệu, Đồng phục, Sim điện thoại.

e) Quản lý thẻ xe Taxi (cấp, thu hồi, xác nhận bảng kê công nợ và thanh toán); Lập lệnh điều xe và theo dõi GPS xe văn phòng.

f) Quản lý và theo dõi: Máy fax, máy photo, máy nước uống, tài sản thuộc quầy tiếp tân; Phối hợp phòng IT liên hệ mời các NCC thay thế/ bảo hành/ bảo trì các thiết bị tổng đài, máy fax, máy photo, máy in,... khi bị sự cố.

g) Quản lý hệ thống biểu mẫu; Trình Tổng Giám đốc ký hồ sơ; Soạn thảo và gửi mail thông báo ban hành các văn bản hành chính.

h) Đặt vé máy bay - vé Tàu - vé Xe - Khách sạn phục vụ CBNV đi công tác.

i) Đặt hoa theo yêu cầu của Ban TGĐ/ đơn vị (mừng sinh nhật, viếng, chúc mừng...).

j) Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính: Điện, nước, Grab giao hàng, phí thuê văn phòng, nước uống, thay mực máy in, Photocopy, sim điện thoại, cước Mobifone...

k) Tạm ứng, quyết toán chi phí.

l) Thu hồi thẻ gửi xe, thẻ ra/ vào toàn nhà, huy hiệu, sim điện thoại ... khi NLĐ nghỉ việc.

m) Giám sát công việc vệ sinh khối văn phòng.

n) Các công việc khác theo sự phân công Cấp quản lý trực tiếp.