Nhân viên hành chính văn phòng

1. Các công việc quản lý và giám sát (5%):

- Thay mặt Trưởng bộ phận theo dõi và giám sát các hoạt động công việc chi tiết của Tạp vụ, Lái xe, Cận vệ.

2. Các công việc thực hiện chuyên môn (95%):

- Thực hiện công tác chấm công gồm xử lý, kiểm soát quẹt thẻ ra vào, theo dõi phép năm, tăng ca, chi phí gửi xe…

- Thực hiện việc booking vé máy bay, phòng khách sạn, đặt món ăn tại nhà hàng theo yêu cầu…;

- Thực hiện nghiệp vụ tạm ứng, quyết toán tạm ứng, thanh toán chi phí HCQT định kỳ và phát sinh;

- Hỗ trợ thực hiện công tác Tuyển dụng gồm đăng tin, lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, đặt lịch hẹn, lập database ứng viên;

- Hỗ trợ công tác điều phối VPP, trang thiết bị, phòng họp, xe đưa đón BGĐ; - Giám sát và phối hợp với Tạp vụ để duy trì quang cảnh vệ sinh văn phòng;

- Trực, mở/khóa cửa văn phòng;

- Trực tổng đài, chuyển, ghi nhận các cuộc gọi đến;

- Nhận/gửi và quản lý lưu trữ: công văn, thư tín, chuyển phát, sổ sách, báo cáo...;

- Chuẩn bị trang thiết bị, đồ dùng, nước uống cho các cuộc họp khách hàng và nội bộ;

- Tiếp đón khách gọi điện và tới văn phòng giao dịch, giải đáp các thông tin trong phạm vi được cung cấp;

- Biên dịch tài liệu, soạn thảo văn bản tiếng Anh;

- Giao dịch với Ban quản lý tòa nhà, Đối tác cung cấp dịch vụ (supplier);

- Hỗ trợ đồng nghiệp và các phòng ban khác trong công tác văn thư giấy tờ, thủ tục theo quy định pháp luật…

- Hỗ trợ bộ phận tuyển dụng khi có yêu cầu; - Liên hệ với các bên trong phạm vi thông tin yêu cầu từ BGĐ;

- Xử lý các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của BGĐ/ Quản lý trực tiế