Nhân viên Lễ tân Hành chính

- Tiếp nhận/quản lý/lưu trữ hồ sơ, bưu kiện, giấy tờ
- Lễ tân
o Đón tiếp, hướng dẫn khách, ứng viên, đối tác, nhà cung cấp
o Trực điện thoại, ghi nhận và thông báo các thông tin
o Quản lý con dấu.
o Trình ký hồ sơ
o Kiểm tra công tác vệ sinh hàng ngày
o Theo dõi việc sử dụng các thiết bị văn phòng, điện nước
- Hành chính
o Giám sát thực hiện công tác bảo vệ, đảm bảo tuân thủ và an ninh tại công ty
o Quản lý công cụ/dụng cụ/thiết bị tài sản văn phòng.
o Theo dõi, gia hạn, thanh toán, thanh lý các hợp đồng dịch vụ hành chính
- Quản lý chi phí
o Lập kế hoạch ngân sách
o Thực hiện thanh toán chi phí hành chính
o Theo dõi, tổng hợp chi phí hành chính
o Báo cáo chi phí hành chính
- Hậu cần
o Theo dõi, quản lý và cấp phát cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, sim điện thoại, sữa, nước uống....
o Photo/công chứng các loại hồ sơ giấy tờ
o Quản lý/theo dõi/chuẩn bị phòng họp
o Liên hệ, theo dõi lịch công tác để đặt vé máy bay, khách sạn, xe ô tô...
o Chuẩn bị teabreak hội họp, tiếp khách
o Lập kế hoạch ngân sách, tổ chức tiệc/liên hoan/tất niên/sinh nhật Sếp/cúng kiến...
o Sắp xếp, điều động xe
o Lên thực đơn hàng tuần, đảm bảo chất lượng bữa ăn
- Quy trình/quy định/Chính sách
o Xây dựng/cải tiến các quy trình/quy định/định mức liên quan đến công tác hành chính, lễ tân
- Báo cáo
o Báo cáo định kỳ theo mẫu và đột xuất cho quản lý trực tiếp các số liệu liên quan đến các công việc đang phụ trách.
o Lập các báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý lao động.
- Lưu trữ hồ sơ
o Tổ chức lưu trữ, sắp xếp, cập nhật và bảo quản hồ sơ liên quan đến các công việc đang phụ trách phục vụ nhu cầu trích xuất hồ sơ theo quy định.