Nhân Viên Lễ Tân, Hành Chính

• Trực và quản lý tổng đài điện thoại của Công ty: nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan;
• Liên hệ, nối máy với đối tác, nhà cung cấp, CBQL Công ty ... theo yêu cầu của TGĐ;
• Lập sổ theo dõi khách đến liên hệ công tác tại công ty gồm: “Sổ theo dõi khách trong nước” và “Sổ theo dõi khách ngoài nước” (các thông tin gồm các cột: ngày, họ và tên khách, nội dung công tác, đơn vị tiếp khách, kết quả (chi chú)). Và ghi nhận vào sổ các thông tin của khách theo mẫu trên;
• Tiếp đón khách và hướng dẫn khách theo quy định tiếp khách của công ty;
• Cập nhật danh bạ điện thoại của CB CNV, Nhà cung cấp ...
• Phối hợp với các phòng liên quan trong công tác tổ chức các sự kiện, tổ chức các khóa đào tạo GSP cho các CB Y tế ....
• Hàng ngày tiếp nhận Phiếu đặt cơm từ các Phòng, Nhà máy, tổng hợp và liên hệ Nhà cung cấp để đặt cơm theo ca.
• Cuối mỗi ngày: Kiểm tra thư, tài liệu gởi chyển phát nhanh của các phòng ban, tổng hợp và ghi vào sổ theo dõi, để đúng nơi quy định để người nhận thư đến lấy thư theo quy định;

· Quản lý văn phòng phẩm của Công ty: Nhận các đề xuất VPP, kiểm tra, lập tổng hợp đề xuất mua VPP, cấp phát VPP theo số lượng đã được duyệt. Hàng tháng, rà soát số lượng VPP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP;

· Hàng tháng mua và thanh toán chi phí điện thoại di động cho các Phó TGĐ và tài xế theo quy định, làm thủ tục thanh toán chi phí phát sinh của TGĐ/ Phó TGĐ KHCN;

• Đặt hoa, vé máy bay, nhà hàng, khách sạn….theo yêu cầu của Lãnh đạo Phòng TC-HC và Công ty;
• Tiếp nhận yêu cầu và điều xe theo đúng quy định của Công ty;
• Đánh máy, photocopy, soạn thảo Tờ trình và thực hiện các công việc hành chính khác;
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám Đốc/ Phó Giám đốc Phòng Tổ chức – Hành chính.