Nhân Viên Lễ Tân, Hành Chính

1. Quản lý hồ sơ, lưu trữ chứng từ: Thực hiện công tác quản lý chứng từ trên phần mềm, lấy số chứng từ theo đề xuất từ các bộ phận, lưu trữ chứng từ (công văn đi, đến; hợp đồng, thông báo…); hồ sơ và các giấy tờ của công ty (Đăng ký kinh doanh, hồ sơ PCCC…). Nhận bàn giao chứng từ lưu trữ từ các bộ phận,lập báo cáo và gửi cho TBP hàng tuần.
2. Quản lý con dấu, thực hiện đóng dấu văn bản: Các văn bản đã được ký duyệt theo Quy định, yêu cầu cá nhân có nhu cầu đóng dấu đăng ký vào sổ Theo dõi đóng dấu; hàng ngày nhập dữ liệu báo cáo hàng tuần cho TBP.
3. Quản lý, thực hiện chuyển phát, gửi bưu phẩm của các BP (quản lý phong bì, bill gửi CPN, theo dõi hàng ngày thư gửi đi của các bộ phận; cuối tháng thực hiện thanh toán chi phí CPN)
4. Quản lý vệ sinh chung của ICD Tiên Sơn, kiểm tra công tác làm vệ sinh của Nhóm tạp vụ, xác định và liên hệ với Công ty môi trường để thu gom rác thải đảm bảo vệ sinh môi trường.
5. Thực hiện thủ tục thanh toán với BP Kế toán:
- Chi phí CPN: Tiếp nhận hóa đơn (được gửi qua mail), lập bảng kê và phân bổ chi phí CPN. Làm ĐNTT và bàn giao với kế toán.
- Chi phí thu gom xử lý rác: Theo dõi công tác thu gom rác tại ICD, cuối tháng chốt công nợ với NCC, nhận hóa đơn và làm ĐNTT, bàn giao với kế toán
6. Quản lý nhóm tạp vụ: Xác định phân chia khu vực làm vệ sinh của từng ngừoi trong nhóm; thực hiện luân chuyển KV dọn dẹp hàng tháng. Theo dõi sử dụng dụng cụ, tạp phẩm, tổ chức đăng ký mua hàng tháng. Theo dõi thời gian nghỉ phép, cuối tháng kiểm tra và trình ký xác nhận thời gian làm việc.
7. Công việc tiếp tân: trực điện thoại; tiếp đón khách đến văn phòng làm việc (Nếu chưa được biết lịch hẹn, yêu cầu khách đăng ký thông tin, liên hệ với người cần gặp và hướng dẫn khách vào gặp bộ phận làm việc) Chuẩn bị phòng họp và công tác chào đón khách khi có sự chỉ đao của Trưởng bộ phận hoặc Ban giám đốc công ty
8. Phối hợp thực hiện các nghi lễ tâm linh: Hàng ngày chuẩn bị ban thờ theo yêu cầu thường lệ; phối hợp chuẩn bị đồ lễ theo chỉ đạo khi có buổi lễ lớn và thực hiện các yêu cầu phát sinh.
9. Phối hợp lên kế hoạch tổ chức sự kiên khi công ty có event: tất niên, gặp mặt đầu năm, các buổi lễ tết…