Nhân Viên Quản Lý Hồ Sơ (Document Controller)

Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng Thương mại Đại Dũng

Mức lương: Thỏa thuận Kinh nghiệm: 5 năm Nơi làm việc: Tp Hồ Chí Minh Trình độ: Đại học Đã hết hạn

Click vào đây để xem tuyển dụng Nhân Viên Quản Lý Hồ Sơ mới nhất

Nộp đơn Lưu việc làm

Mô tả công việc

- Receive, distribute, arrange, store, retrieve and manage correctly all the documents including, but not limited to, letters, emails, calculation reports, drawings, comment sheets, comment response sheets between Client / Contractor / Vendor / 3rd parties.
Nhận, phân phối, sắp xếp, lưu trữ, truy xuất và quản lý một cách chính xác tất cả các tài liệu bao gồm nhưng không giới hạn, thư từ, email, báo cáo tính toán, bản vẽ, phiếu nhận xét, phiếu phản hồi nhận xét giữa Khách hàng / Nhà thầu / Nhà cung cấp / bên thứ 3.
- Assure that the process of receiving, distribution, arrangment, storage and management of the documents is in line with the Distribution Matrix and approved procedures. The documents have to be transferred to the correct persons and/or disciplines as stipulated in the project.
Đảm bảo rằng quy trình tiếp nhận, phân phối, sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu tuân theo Ma trận phân phối và các quy trình đã được phê duyệt. Các tài liệu phải được chuyển đến đúng người và / hoặc kỷ luật như đã quy định trong dự án.
- Check the documents from Contractor / third parties in terms of format, form, revision, arrangment to make sure they are in conformity with the project’s requirements.
Kiểm tra các tài liệu từ Nhà thầu / bên thứ ba về định dạng, hình thức, sửa đổi, sắp xếp để đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu của dự án.
- Archive the documents in the form of hard / electronic copies as well as keep track of different revisions and approval status of documents.
Lưu trữ các tài liệu dưới dạng bản cứng / điện tử cũng như theo dõi các sửa đổi khác nhau và tình trạng phê duyệt của tài liệu.
- Provide support in project control by making weekly / monthly / unexpected reports, when required.
Hỗ trợ kiểm soát dự án bằng cách lập báo cáo hàng tuần / hàng tháng / đột xuất, khi được yêu cầu.
- Support the preparation of documents, office equipment for project meetings.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, thiết bị văn phòng cho các cuộc họp của dự án.
- Arrange, store and manage the Department’s documents.
Sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu của Phòng.

Yêu cầu công việc

- Have a minimum of 5 years relevant experience handling technical records and project information in building industry.
Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm liên quan xử lý hồ sơ kỹ thuật và thông tin dự án trong ngành xây dựng.
- Have the ability to organize and manage large volume of both print and electronic information.
Có khả năng tổ chức và quản lý khối lượng lớn thông tin in ấn và thông tin điện tử.
- Be able to liaise with other parties to request for information or to respond to their inquiries.
Có thể liên lạc với các bên khác để yêu cầu cung cấp thông tin hoặc giải đáp các thắc mắc của họ.
- Be able to meet requests for information in an accurate and timely manner.
Được đáp ứng các yêu cầu cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời.
- Have experience in establishing and maintain print registry documentation and/or establish and manage an Electronic Document Management System (EDMS).
Có kinh nghiệm thiết lập và duy trì tài liệu đăng ký in và / hoặc thiết lập và quản lý Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS).
- Fluency in English is an advantage.
Tiếng Anh thành thạo là một lợi thế.
- Working time: 8:00 - 11:30 and 13:00 - 17:00 from Monday to Saturday morning.
Thời gian làm việc: 8h - 11h30 và 13h - 17h từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần.

Phúc lợi công việc

- Enjoy all benefits as prescribed by labor law such as: social insurance, unemployment insurance, health insurance, 24-hour body insurance.
Được hưởng tất cả các chế độ theo quy định của pháp luật lao động như: BHXH, BHTN, BHYT, Bảo hiểm thân thể 24h.
- Holiday/Tet bonus; birthdays, mid-autumn gifts for officials - workers, study promotion scholarships.
Thưởng Lễ/ Tết; sinh nhật, quà trung thu cho Cán bộ - Công nhân, tặng học bổng khuyến học.
- Considered salary increase: 02 times/year (or unexpected), 13th month salary.
Được xét tăng lương: 02 lần/ năm (hoặc đột xuất), lương tháng 13.
- Domestic and international travel: 01 time/year.
Đi du lịch trong nước và quốc tế: 01 lần/ năm.
- Being trained to improve the Knowledge and Skills to serve the job.
Được đào tạo nâng cao các Kiến thức và Kỹ năng nhằm phục vụ cho công việc.
- Special: You can work in a professional environment with high promotion opportunities.
Đặc biệt: Anh/ Chị được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp có cơ hội thăng tiến cao.