Office Admin

Job briefing:

• Receive job requests for groups in Vietnam and ensure departments receive complete and accurate information from customers / Nhận các yêu cầu công việc cho các nhóm tại Viêt Nam và đảm bảo các bộ phận nhận đầy đủ, chính xác thông tin từ khách hàng .
• Daily check team mail for receiving full jobs from clients/ Kiểm tra email các bộ phận để nhận yêu cầu công việc từ khách hàng.
• Classify job level to input team folder / Phân loại và chia yêu cầu công việc theo ổ riêng của từng team
• Ensure all related files are download for job processing / Đảm bảo tất cả các file liên quan được tải về để hoàn thành công việc
• List down job detail in Project Tracking on Google sheet / Liệt kê nội dung công việc trên file Project Tracking trên Googl sheet

Office Admin:

• Create & set schedule for jobs on WorkFlow Max / To check the use and expense of electricity, water, stationery, company car, etc./Kiểm tra việc sử dụng và chi phí điện, nước, văn phòng phẩm, xe công ty, v.v.
• Handle activities of company as Company trip, Christmas, 20/10, 8/3, Birthday party, year end party / Phụ trách chương trình của công ty như Du lịch hàng năm, Giáng Sinh, 20/10, 8/3, Tiệc sinh nhật, Tiệc cuối năm.
• To check for ensuring the good condition of fittings, furniture, office equipment and landscape /Kiểm tra, kiểm soát phụ kiện, nội thất, thiết bị văn phòng và cảnh quan.
• In charge for checking hygiene, cleaning office maintenance /Phụ trách kiểm travệ sinh, vệ sinh văn phòng.
• In charge for traveling, accommodation, team building and relevant issues under responsibilities of admin/ Phụ trách chương trình du lịch, ăn ở, team building hằng năm và các vấn đề liên quan thuộc trách nhiệm của hành chính.
• To arrange and negotiate for corporation agreement with service agents for administrative issues /Sắp xếp và đàm phán thỏa thuận với các công ty dịch vụ cho các vấn đề hành chính
• Support Recruitment & c&B task when needed / Hỗ trợ Tuyển dụng và tính lương khi có yêu cầu
• Perform duties assigned by Team Leader / Làm theo các yêu cầu được giao bởi trưởng nhóm