Thư Ký Bộ Phận Buồng Phòng

* Những công việc hàng ngày:
- Báo cáo các công việc hàng ngày vào mỗi buổi sáng: đặt suất trái cây, thông báo phòng showroom, báo suất cơm hàng ngày.
- Báo cáo các công việc hàng ngày vào mỗi cuối ngày: thông báo nhân viên trực ca đêm, đặt trước suất cây cho phòng khách check-in vào ngày hôm sau.
- Cập nhật số lượng vào khách check-out/in vào mỗi buổi sáng và thường xuyên trong ngày.
- Nhận và chuyển thông tin, thống kê các báo biểu, lập hồ sơ lưu trữ.
- Nhận và phát phiếu ăn, văn phòng phẩm,… của bộ phận buồng.
Những công việc định kỳ:
- Lập bảng chấm công và thực hiện chấm công cho nhân viên bộ phận buồng phòng.
- Định kỳ báo cáo số liệu chấm công cho bộ phận nhân sự.
- Sắp xếp lịch làm việc của bộ phân vào hàng tuần.
- Theo dõi lịch làm việc của nhân viên và kịp thời thông báo lại cho nhân viên được biết nếu có sự thay đổi, điều động đột xuất.
- Tổng hợp đơn xin phép của bộ phận vào từng đợt trong tháng ( 3 lần/ 1 tháng).
- Tổng hợp ngày phép còn tồn đọng của bộ phận vào mỗi tháng
- Tổng hợp và gửi cho BP. HCNS về danh sách đem đồng phục về nhà của bộ phận buồng phòng vào hàng tháng.
- Tổng hợp và gửi cho BP. HCNS về danh sách đăng ký phương tiện đi lại của bộ phận buồng phòng vào hàng tháng.
- Tổng hợp và gửi cho BP. HCNS về phiếu đề xuất văn phòng phẩm hàng tháng.
* Những công việc hàng ngày không định kỳ:
- Tiếp nhận và gửi báo cáo, viết phiếu yêu cầu sửa chữa các lỗi kỹ thuật từ các khu vực của bộ phận đến bộ phận kỹ thuật.
- Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến bộ phận và cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
- Chuyển tiếp cuộc gọi đến các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm liên quan xử lý để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách.
- Lưu trữ cẩn thận hồ sơ, tài liệu được giao quản lý.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh từ các khu vực như là báo lỗi kỹ thuật, vấn đề về khách, khách để quên đồ,….
- Giải quyết các chế độ về phúc lợi cho nhân viên: các chế độ thai sản, các ngày nghỉ, các vấn đề về quyền lợi nhân viên.
- Hướng dẫn và làm các thủ tục cho nhân viên khi vào làm và khi là nhân viên chính thức: đăng bạ lao động, kê khai bảo hiểm xã hội.
- Ngoài ra, vào những ngày đông khách thì hỗ trợ cho các khu vực. Đặc biệt là hỗ trợ khu vực khách sạn, làm phòng để khách check-in và làm túi amenity cùng với nhân viên kho.
- Tham gia các cuộc họp Bộ phận, ghi biên bản và truyền thông tin cho tất cả nhân lực có liên quan.
- Theo dõi tình hình công việc nhân sự.
- Phối hợp, duy trì các thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả với các khu vực khác.
- Báo cáo cho Trưởng bộ phận những trường hợp bất thường xảy ra trong ngày.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng bộ phận giao.