Thư ký Phó TGĐ (làm việc tại Khánh Hòa và HCM)

1. Trợ giúp Phó Tổng Giám đốc điều phối công việc liên quan đến đối tác, khách hàng.
2. Khéo léo trong giao tiếp ứng xử, nhạy bén trong việc nắm bắt thông tin, tình hình hoạt động các phòng ban.
3. Chủ động thực hiện, triển khai các công việc liên quan được giao. Đề xuất đến Phó Tổng Giám đốc hướng giải quyết các vấn đề liên quan phạm vi công việc được giao.
4. Thực hiện các loại báo cáo, hồ sơ, tài liệu liên quan để Phó Tổng Giám đốc làm việc với Khách hàng, các phòng ban.
5. Truyền đạt ý kiến, chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc đến các cấp quản lý phòng ban liên quan và theo dõi, đốc thúc, kiểm tra công việc của các phòng ban liên quan theo nội dung đã truyền đạt.
6. Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của Phó Tổng Giám đốc (bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, chuẩn bị phòng họp, đặt vé máy bay và khách sạn,…)
7. Sắp xếp, tổ chức các cuộc họp của Ban Giám đốc với khách hàng/đối tác hoặc với các phòng ban. Trực tiếp tham gia vào các buổi đón tiếp khách theo yêu cầu của Phó Tổng Giám đốc khi cần.
8. Tham gia và ghi Biên bản các cuộc họp giữa Ban Giám đốc với các bộ phận, đối tác và khách hàng.
9. Hỗ trợ dịch thuật các hồ sơ và dịch trực tiếp trong cuộc họp với đối tác/khách hàng theo yêu cầu Phó Tổng Giám (Nếu tiếng anh thật sự tốt).
10. Tìm hiểu và nắm bắt các quy định của luật đầu tư, luật hoạt động bất động sản để tham mưu đến Phó Tổng Giám đốc trong các công việc liên quan.
11. Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ, kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời,…theo ý kiến chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc. Đặc biệt lưu ý trong việc kiểm tra/rà soát các hợp đồng kinh tế/hợp đồng mua bán tuân thủ đúng quy định và lợi ích cả hai bên.
12. Thực hiện các công việc hành chính văn phòng: sắp xếp, bố trí, quản lý hồ sơ văn phòng Phó Tổng Giám đốc, thực hiện thủ tục đề xuất/ thanh toán các chi phí trong công việc của Phó Tổng Giám đốc, thực hiện/kiểm tra việc vệ sinh/trang hoàng phòng làm việc của Ban Giám đốc….
13. Phối hợp thực hiện với các phòng ban trong việc xây dựng các hoạt động tập thể, các buổi tổ chức liên hoan, du lịch….
14. Thực hiện các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Phó Tổng Giám đốc.
15. Báo cáo trực tiếp đến Phó Tổng Giám đốc các công việc được giao.