Thư Ký Văn Phòng (Hội Đồng Quản Trị)

* Tổ chức và sắp xếp buổi họp, lịch làm việc
- Tiếp nhận yêu cầu lịch hẹn từ Hội đồng Quản trị, các phòng ban, đối tác của công ty.
- Lên kế hoạch, sắp xếp lịch hẹn, lịch họp và trình Hội đồng Quản trị xem xét trước khi xác nhận với khách hàng, đối tác.
- Cố vấn thông tin cho Hội đồng Quản trị
- Xác nhận lịch họp với các phòng ban, đối tác của công ty.
- Tổ chức và sắp xếp phòng họp, chuẩn bị tài liệu, teabreak và các thông tin liên quan theo yêu cầu của Hội đồng
- Tham dự các cuộc họp và ghi chú nội dung quan trọng, phiên dịch trong buổi họp
- Theo dõi lịch làm việc, kế hoạch công tác để liên hệ đặt vé máy bay, khách sạn cho các chuyến công tác của Hội đồng Quản trị
* Tiếp nhận và xử lý công văn
- Tiếp nhận, kiểm tra thông tin văn thư, tài liệu từ các phòng ban, đối tác
- Phân loại , sắp xếp văn thư theo trình tự khẩn cấp, quan trọng,..trước khi gửi cho Ban giám đốc, HĐQT
- Tìm hiểu dữ liệu đầy đủ và truyền đạt thông tin chính xác
- Soạn thảo & phân phát các bản thông báo, thông tin và toàn bộ các công văn chính thức của Hội đòng quản trị
- Biên dịch tài liệu khi cần.
- Lưu trữ số công văn, văn thư, tài liệu, biên bản họp.
* Các công việc khác
- Theo dõi và hỗ trợ các sự kiện nội bộ và bên ngoài của công ty
- Hỗ trợ công tác giám sát trang thiết bị, văn phòng phẩm.
- Theo dõi và hỗ trợ xuất – nhập hồ sơ nước ngoài, tài liệu nội bộ.
- Xây dựng qui trình, hệ thống kiểm soát và thực hiện liên quan đến công việc
- Giám sát, đôn đốc, theo dõi các bộ phận, Phòng ban, Đơn vị thực hiện các kế hoạch, công việc được giao theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT.
- Thưc hiện các công việc hỗ trợ khác khi có yêu cầu từ HĐQT.