Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng
(có 3 đánh giá)
Nhân viên lễ tân văn phòng được ví như là “người giữ cửa” của công ty. Có vai trò quan trọng trong việc liên lạc kết nối cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.
Mục lục bài viết
Nhân viên lễ tân văn phòng là gì?
Nhân viên lễ tân văn phòng là những người làm việc trong văn phòng đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác vì thực hiện các công việc hành chính như đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận cuộc gọi, đặt lịch hẹn,…
Công việc chính mà Nhân viên lễ tân văn phòng phụ trách
- Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty: đây là công việc cơ bản và quan trọng nhất của Nhân viên lễ tân văn phòng
- Hướng dẫn các vị khách tham quan văn phòng làm việc tại công ty.
- Trực tổng đài điện thoại/ tiếp khách qua điện thoại. Tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ phòng ban mà đối tác khách hàng cần gặp.
- Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
- Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
- Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
- Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…
Những kỹ năng cần có của một Nhân viên lễ tân văn phòng
Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ
- Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện để kháchhàng cảm thấy thoải mái nhất. Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.
- Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…
- Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu.
Hình từ Internet
Hình thức phải chỉnh chu
- Hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân như: nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn và khéo léo.
Các kỹ năng mềm phục vụ công việc
- Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
- Có kỹ năng tổ chức tốt.
- Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
- Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.
(có 3 đánh giá)
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@nhanlucnganhluat.vn.
Bài viết nổi bật
Xem nhiều nhất
-
Học viện ngoại giao tuyển dụng viên chức năm 2024
Cập nhật 5 ngày trước -
Phân biệt giữa sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật?
Cập nhật 5 ngày trước -
Thi hành pháp luật là gì? So sánh giữa thi hành pháp luật và tuân thủ pháp luật?
Cập nhật 5 ngày trước -
Con gái nên học ngành luật gì để phù hợp với bản thân?
Cập nhật 5 ngày trước -
Pháp lý là gì? Đặc điểm của pháp lý
Cập nhật 5 ngày trước -
Hành nghề luật sư là gì? Nguyên tắc hành nghề của luật sư
Cập nhật 5 ngày trước -
Học phí ngành Luật một số trường Đại học tại TPHCM năm học 2024-2025
Cập nhật 5 ngày trước
Bài viết mới
-
Mẫu thông báo nghỉ lễ 30/4 và 1/5 năm 2024 dành cho khách hàng và đối tác của doanh nghiệp?
Cập nhật 2 giờ trước -
Mẫu thông báo nghỉ lễ 30/4 và 1/5 năm 2024 cho người lao động?
Cập nhật 4 giờ trước -
Đại học Luật TP HCM thông báo tuyển dụng viên chức giảng dạy năm 2024
Cập nhật 1 ngày trước -
Tải Mẫu xác nhận lương 3 tháng gần nhất chuẩn 2024 bản word?
Cập nhật 1 ngày trước -
Mẫu đơn xin tạm ứng tiền lương mới nhất năm 2024?
Cập nhật 2 ngày trước -
Cập nhật chính sách ưu đãi cho Trợ giúp viên pháp lý 2024?
Cập nhật 2 ngày trước