Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng

Nhân viên lễ tân văn phòng được ví như là “người giữ cửa” của công ty. Có vai trò quan trọng trong việc liên lạc kết nối cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.

Nhân viên lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên lễ tân văn phòng là những người làm việc trong văn phòng  đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác vì thực hiện các công việc hành chính như đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận cuộc gọi, đặt lịch hẹn,…

Công việc chính mà Nhân viên lễ tân văn phòng phụ trách

  • Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty: đây là công việc cơ bản và quan trọng nhất của Nhân viên lễ tân văn phòng
  • Hướng dẫn các vị khách tham quan văn phòng làm việc tại công ty.
  • Trực tổng đài điện thoại/ tiếp khách qua điện thoại. Tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ phòng ban mà đối tác khách hàng cần gặp.
  • Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
  • Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
  • Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
  • Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
  • Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
  • Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
  • Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
  • Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
  • Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
  • Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…

Những kỹ năng cần có của một Nhân viên lễ tân văn phòng

Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ

  • Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện để kháchhàng cảm thấy thoải mái nhất. Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.
  • Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…
  • Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu.

Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng

Hình thức phải chỉnh chu

  • Hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân như: nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn và khéo léo.

Các kỹ năng mềm phục vụ công việc

  • Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
  • Có kỹ năng tổ chức tốt.
  • Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
  • Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Tìm việc làm Nhân viên lễ tân văn phòng

Theo Quỳnh Ny
2.309 
Click vào đây để xem danh sách 59 Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng đang tuyển dụng hoặc nhận thông báo thường xuyên thông tin về Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng
Click vào đây để xem danh sách 59 Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng đang tuyển dụng hoặc nhận thông báo thường xuyên thông tin về Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng

Phạm Minh Phát Nguyễn Duy Tín Nguyễn Tuấn Khải Phạm Hữu Sang Nguyễn Đăng Tiến Châu Quốc Bảo Trần Sỹ Xuân Hoàng Võ Minh Tuấn Ngô Vĩnh Phú Phan Song Thế Danh Bùi Thiên Thành Trương Kim Ngương Nguyễn Xuân Việt Tran quang Hanh Nguyễn Trung Thành Nguyễn Duy Bình Vũ Văn Phước Phạm Ngô Hoàng Gia Vũ Văn Huân Trần Trung Hiếu Lưu Vĩnh Lộc Lê Sĩ Hoàng Lê Thành Đạt Trần Quang Hanh Dương Văn Hiếu Bùi Thị Phương Đông Nguyễn Minh Tuệ Tu Nguyen Minh Võ Thị Phương Thúy Lữ Thị Diễm Mi Hang Phung Nguyễn Thị Huyền Nha Lê Thị Phương Lan Nguyễn Thu Thùy Quynh Vũ Thị Thu Huyền Nguyễn Lê Liên Tâm Vũ Thanh Hằng Nông Thị Nguyệt Phan Thị Ánh Ngọc Nguyễn Thị Huỳnh Trúc Nguyễn Dịu Nguyễn Thị Tố Trinh Nguyễn Thị Thắm Nguyễn Như Mai Nguyễn Lê Phương Uyên Lê Phương Thảo Lâm Bạch Huệ Phương Bùi Vân Anh Trần Quốc Vương Nguyễn Thị Hải Anh Nguyễn Bích Ngà Nguyễn Hồng Linh Trần Thị Lệ Xuân Hồ Nguyễn Đan Thanh Nguyễn Bình Yến Thanh Trần Thị Lệ Quyên Dương Hạt Điều Nguyễn Hoa Lê Thị Quỳnh Thượng Phúc Hằng PHẠM THỊ HƯỚNG Lê Thị Bích Phượng Đoàn Thị Hoài Huỳnh Anh Thư Phạm Hồng Ngọc Đỗ Thị Đậu Lâm Bạch Huệ Phương Đinh Nguyên Hạnh Vũ Hoàng Linh Chi Đào Xuân Mai Nguyễn Thanh Huyền Nguyễn Thị Minh Thúy Nguyễn Thị Thu Hiền Bùi Thị Yến Ngọc Nguyễn Thị Trang Võ Thị Ngọc Tâm Đinh Thị Huế Lê Diệu Bình Hoàng Thúy Hiền Nguyễn Hoàng Khâm Nguyễn Thùy Linh Lê Thị Thanh Tùng Phạm Thị Mỹ Trinh Phan Thụy Gia Nghi Nguyễn Thị Ngọc Huyền Trần Thanh Thảo Mai Thị Bích Thanh Trần Xuân Ánh Lê Thị Thu Hoàng Thị Liễu Nguyễn Thị Thông Nguyễn Thu Vân Nguyễn Ngọc Minh Ân Nguyễn Ngọc Kỳ Duyên Lê Nhật Hồng Trần Thùy Linh Nguyễn Hà Kiều Anh Nguyễn Thị Thu Hương