Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng
(có 3 đánh giá)
Nhân viên lễ tân văn phòng được ví như là “người giữ cửa” của công ty. Có vai trò quan trọng trong việc liên lạc kết nối cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.
![](/Content/images/icon/muc-luc.png)
Nhân viên lễ tân văn phòng là gì?
Nhân viên lễ tân văn phòng là những người làm việc trong văn phòng đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác vì thực hiện các công việc hành chính như đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận cuộc gọi, đặt lịch hẹn,…
Công việc chính mà Nhân viên lễ tân văn phòng phụ trách
- Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty: đây là công việc cơ bản và quan trọng nhất của Nhân viên lễ tân văn phòng
- Hướng dẫn các vị khách tham quan văn phòng làm việc tại công ty.
- Trực tổng đài điện thoại/ tiếp khách qua điện thoại. Tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ phòng ban mà đối tác khách hàng cần gặp.
- Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
- Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
- Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
- Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…
Những kỹ năng cần có của một Nhân viên lễ tân văn phòng
Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ
- Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện để kháchhàng cảm thấy thoải mái nhất. Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.
- Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…
- Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu.
Hình từ Internet
Hình thức phải chỉnh chu
- Hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân như: nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn và khéo léo.
Các kỹ năng mềm phục vụ công việc
- Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
- Có kỹ năng tổ chức tốt.
- Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
- Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.
(có 3 đánh giá)
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@nhanlucnganhluat.vn.
Bài viết nổi bật
Xem nhiều nhất
-
Tra cứu xử phạt giao thông bằng giọng nói
Cập nhật 16 giờ trước -
Lễ Quốc tang diễn ra ở đâu? Đơn vị nào có nhiệm vụ chỉ đạo việc tổ chức Lễ Quốc tang?
Cập nhật 6 ngày trước -
Tuyển bổ sung 30 chỉ tiêu công chức Thư ký viên TANDTC Đợt 1 năm 2024
Cập nhật 4 ngày trước -
Trình độ chuyên môn là gì? Hướng dẫn ghi trình độ chuyên môn trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc?
Cập nhật 4 ngày trước -
Điểm chuẩn xét học bạ ngành Luật Kinh tế các trường đại học năm 2024?
Cập nhật 4 ngày trước -
Chi phí tống đạt án của Tòa, Viện kiểm sát, thi hành án dân sự là bao nhiêu?
Cập nhật 3 ngày trước -
Thừa phát lại được tống đạt những tài liệu nào?
Cập nhật 4 ngày trước
Bài viết mới
-
Hướng dẫn viết báo cáo thực tập chi tiết
Cập nhật 22 giờ trước -
Mẫu đơn đề nghị đăng ký hành nghề luật sư với tư cách cá nhân
Cập nhật 22 giờ trước -
Lương giảng viên đại học từ ngày 1/7/2024 khi tăng lương cơ sở lên 2,34 triệu đồng/tháng?
Cập nhật 1 ngày trước -
Tăng lương tối thiểu vùng từ 1/7/2024 thì có cần ký lại hợp đồng lao động?
Cập nhật 1 ngày trước -
Học lệch là gì? Có nên học lệch tại trường không?
Cập nhật 2 ngày trước -
Mức lương Thư ký Tòa án sau khi tăng lương cơ sở từ 1/7/2024?
Cập nhật 2 ngày trước