Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng

Nhân viên lễ tân văn phòng được ví như là “người giữ cửa” của công ty. Có vai trò quan trọng trong việc liên lạc kết nối cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.

Nhân viên lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên lễ tân văn phòng là những người làm việc trong văn phòng  đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác vì thực hiện các công việc hành chính như đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận cuộc gọi, đặt lịch hẹn,…

Công việc chính mà Nhân viên lễ tân văn phòng phụ trách

  • Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty: đây là công việc cơ bản và quan trọng nhất của Nhân viên lễ tân văn phòng
  • Hướng dẫn các vị khách tham quan văn phòng làm việc tại công ty.
  • Trực tổng đài điện thoại/ tiếp khách qua điện thoại. Tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ phòng ban mà đối tác khách hàng cần gặp.
  • Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
  • Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
  • Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
  • Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
  • Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
  • Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
  • Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
  • Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
  • Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
  • Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…

Những kỹ năng cần có của một Nhân viên lễ tân văn phòng

Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ

  • Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện để kháchhàng cảm thấy thoải mái nhất. Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.
  • Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…
  • Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu.

Tất tần tật về Nhân viên lễ tân văn phòng

Hình thức phải chỉnh chu

  • Hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân như: nụ cười thân thiện, trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn và khéo léo.

Các kỹ năng mềm phục vụ công việc

  • Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
  • Có kỹ năng tổ chức tốt.
  • Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
  • Có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

Tìm việc làm Nhân viên lễ tân văn phòng

Theo Quỳnh Ny
2.074 
Click vào đây để xem danh sách 54 Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng đang tuyển dụng hoặc nhận thông báo thường xuyên thông tin về Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng
Click vào đây để xem danh sách 54 Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng đang tuyển dụng hoặc nhận thông báo thường xuyên thông tin về Tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng

Đoàn Văn Tây Phan Hoài Anh Võ Quốc Tuấn Nguyễn Trường Thịnh Hoàng Văn Cương Nguyễn Nhật Trường Nguyễn Đăng Vụ Đỗ Chí Bằng Nguyễn Văn Điền Trần Thành Đạt Trương Thịnh Võ Trường Sơn Nguyễn Quý Thân Đặng Như Quỳnh Lê Bá Tiếp Nguyễn Đức Hiếu Vũ Danh Thạch Lương Hữu Trung Nguyễn Minh Tâm Nguyễn Cao Lê Ngân Võ Hoàng Minh Phạm Hoàng Hiệp Vũ Văn Thành Đoàn Nhật Tâm Nguyễn Đạt Mùi Nguyễn Văn Thanh Đinh Trung Thắng Võ Quốc Tuấn Phan Hoài Anh Y IN BYA Phạm Hồng sơn Chế Đình Phúc Đỗ Ngọc Phi Phan Nhật Minh Phan Việt Thắng Đoàn Mạnh Vũ Huỳnh Văn Tài Đào Hoàng Bảo Võ Thanh Nhựt Dương Thành Trung Âu Dương Thông Vũ Đức Minh Lê Minh Tuyền Dương văn đảm Cao Đinh Hùng Trần Thị Thủy Nguyễn Thị Hải Trần Thị Mai Nguyễn Thị Thanh Thúy Vũ Thiên An Lương Dạ Ngân Nguyễn Thị Cẩm Lụa Vân Anh Nguyễn Ngọc Hà Tươi Trần Phạm Thu Hương Vũ Thùy Dương Vũ Thị Thu Hà Nguyễn Trang Bảo Trân Trần Anh Thư Nguyễn Đặng Chiêu Đoan Nguyễn Thị Lệ Kiều Phạm Thị Bé Diệu Vũ Thị Hoa Nguyễn Thị Ngọc Điệp Trần Thị Minh Nguyệt Trương Thị Mai Nguyễn Thị Kim Linh Duong Linh Trần Thị Thu Hương Nguyễn Thị Tươi Thắm Hoàng Thị Miến Lê Thị Thúy Trần Thị Hương Nguyễn Thị Thanh Nguyệt Ho Le Vy Phùng Thị Hà Phương Bùi Thị Thanh Phương trần thị bích phượng Trần Ngọc Duyên Nguyễn Thị Kim Tuyền Nguyễn Thị Thanh Huyền Phạm Thị Hồng Nhi Nguyễn Thị Mận Hồ Thị Mỹ Trâm Vi Thị Hoàng Phúc Trần Thị Nhân NGUYỄN THỊ ĐÔNG Trương Thương Huyền hving hờ ánh Thái Ngọc Thoa Nguyễn Thị Ngọc Anh Trần Thị Hạnh ĐẶNG THỊ HÀ Lê Thị Diễm Hương Nguyễn Thị Hồng Nhung Phạm Quỳnh Trang Trần Thu Hường Mai Thị Mỹ Liên Huỳnh Thị Tố Trinh Đoàn Thuỷ Linh Thị Mai Anh Võ Thị Ngọc Nhi ĐẶNG TIỂU LY Mo My Lê Thị Kim Luông Phạm Thuỵ Diễm Quỳnh Thái Thị Hương Đỗ Thị Quỳnh Như Nguyễn Thị Kim Thoa Lê Huỳnh Hồng Nga Nguyễn Hà Vi Nguyễn Ngọc Bảo Trân Nguyễn Thị Huệ Chi Nguyễn Thu Thùy Nguyễn Thị Thu Hằng Phan Thị Hồng Đào Võ Thị Hương Trà Nguyễn Thị Tuyết Võ Nguyễn Phúc Thương Nguyễn Thị Hường Phạm Thị Thủy Nguyễn Thị Hằng Nga Trần Thị Ngọc Mai Phan Thảo Linh Mỹ Ngân Dư Linh Phan Nguyễn Phương Chi Nguyễn Ngọc Anh Thư Võ Thị Ngọc Tiền Trần Thùy An