Tổ trưởng Tổ Hành chính, Quy chế

1. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
- Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp của Tổng Giám đốc; Phát hành thông báo kết luận các cuộc họp quan trọng. Theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị trực thuộc thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc;
- Soạn thảo các văn bản hành chính theo yêu cầu của Tổng Giám đốc gồm: Quyết định, Quy định, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo …
- Quản lý việc cho số văn bản hành chính của công ty;
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ pháp lý, văn bản hành chính, giấy phép và các tài liệu quan trọng khác của công ty;
- Quản lý các công tác Hành chính khác: Sao, gửi, in ấn các tài liệu, văn bản,
2. LỄ TÂN - ĐỐI NGOẠI
- Quản lý công việc lễ tân: Tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác; Nhận và chuyển fax, văn thư đến… cho các bộ phận có liên quan;
- Hỗ trợ các Phòng liên quan lên kế hoạch, chương trình đón tiếp và chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết đón tiếp khách tại các sự kiện quan trọng của Công ty.
3. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
​- Quản lý cơ sở vật chất - chi phí văn phòng:
+ Quản lý cơ sở vật chất, Phòng ốc, Hội trường, trang thiết bị văn phòng. Bố trí, điều hành Nhà hội thảo quốc tế, phòng họp, phòng hội nghị phục vụ yêu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty;
+ Thường xuyên kiểm tra, đề xuất trang bị và sửa chữa các trang thiết bị văn phòng.
+ Tổ chức trang hoàng (cắm hoa, treo bandrol, treo cờ…) tại trụ sở công ty vào các ngày lễ lớn hoặc đón tiếp các phái đoàn khách quốc tế;
+ Quản lý việc đăng ký và cấp phát văn phòng phẩm theo quy định của công ty;
+ Kiểm tra và thanh toán các chi phí: Chi phí tiếp khách, tiền điện thoại, fax, internet, Taxi, báo chí, sách phục vụ nghiên cứu…;
- Quản lý đội xe:
+ Điều hành lái xe chở Tổng Giám đốc, Phó Tổng GĐ, Cán bộ Quản lý đi công tác, các chuyên gia ….. và phục vụ các yêu cầu công việc khác;
+ Kiểm tra việc bảo quản xe, bảo dưỡng định kỳ, thay thế phụ tùng, thanh toán chi phí …
- Quản lý đội vệ sinh công nghiệp: Kiểm tra việc thực hiện công việc của đội vệ sinh công nghiệp, kiểm tra việc vệ sinh toà nhà điều hành, các khu vực có liên quan. Xác nhận chất lượng phục vụ của đội vệ sinh công nghiệp hàng tháng.
- Quản lý và đảm bảo chất lượng suất ăn công nghiệp: Làm việc với nhà cung cấp trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ suất ăn công nghiệp.
- Quản lý bộ phận giặt ủi: Kiểm tra, đôn đốc nhân viên giặt ủi thực hiện các nhiệm vụ: Giặt ủi áo quần, vệ sinh giày dép khu vực bên ngoài Nhà máy, Phòng KT-CĐ, Tổng kho; May/vá quần áo cho các đơn vị khi có yêu cầu.
- Quản lý bộ phận phục vụ: Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phục vụ thực hiện các công việc sau:
+ Phục vụ Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám Đốc và các chuyên gia đến làm việc tại công ty;
+ Chuẩn bị các Phòng họp, Phòng làm việc của Tổng Giám đốc.
- Quản lý bộ phận cây xanh: Kiểm tra, đôn đốc nhân viên cây xanh thực hiện các nhiệm vụ: Chăm sóc cây xanh, tưới nước, cắt tỉa các cành khô héo … đảm bảo khuôn viên Công ty xanh tốt, sạch đẹp, lên dự toán để xuất bổ sung cây cối, hoa lá cho những sự kiện lớn.
4. CÔNG TÁC KHÁC
- Thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Báo c&a