Trợ Lý Giám Đốc

1. Quản lý văn phòng
- Trực điện thoại, phân loại thông tin, chuyển cuộc gọi, kiểm tra email công ty.
- Theo dõi, ghi chép việc gởi- nhận thư, chuyển phát đúng nội dung, đến tay người nhận
- Theo dõi, báo cáo việc đổ xăng theo chỉ số quy định, sắp xếp lịch trình xe, công tác bảo trì, sửa chửa xe của tài xế.
- Kiểm tra phí cầu đường, gởi xe, rửa xe….làm đề nghị thanh toán, tạm ứng
- Theo dõi, tổng hợp, kiểm tra hóa đơn, chứng từ và làm đề nghị tạm ứng, thanh toán các chi phí văn phòng, tiền thuê văn phòng, thuê máy in, dịch vụ tòa nhà, chi phí công trường
2. Quản lý hành chánh
- Theo dõi triển khai, nhắc nhở mọi người trong công ty tuân thủ, áp dụng những quy định, quy trình, form mẫu, thông báo mới từ TUG.
- Hỗ trợ công tác chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu, hồ sơ năng lực: tài chính, pháp lý, nhân sự…
- Tiếp nhận, kiểm tra công văn, hồ sơ từ ngoài công ty/ phòng ban trình giám đốc duyệt.
- Sắp xếp, lưu trữ tài liệu, công văn, hồ sơ công ty.
- Đề xuất/tiếp nhận đề xuất, ý kiến nhân viên trình GD duyệt.
- Là cầu nối thông tin giữa các phòng ban và bên ngoài công ty.
3. Công tác nhân sự
- Theo dõi ngày công, chấm công cho nhân viên
- Tuyển dụng, chọn lọc hồ sơ ứng viên, sắp lịch phỏng vấn, tham gia phỏng vấn
- Lưu hồ sơ nhân viên, hỗ trợ các thủ tục vào làm việc, nghỉ việc, và các công việc khác theo yêu cầu từ P.NS
4. Quản lý hợp đồng
- Kiểm tra, cập nhật bản ngân sách mới từ PM/SM, trình ký nếu thay đổi, phát sinh chi phí ngoài ngân sách.
- Theo dõi và tiếp nhận kế hoạch đặt vật tư, yêu cầu mua vật tư, hợp đồng mua bán.-> trình ký và gởi đến P.KT và P.MH
- Soạn thảo/ phối hợp kiểm tra hợp đồng thi công, phụ lục hợp đồng, các công văn, thông báo khác gởi đến khách hàng.
- Hỗ trợ, kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, bàn giao, quyết toán, đề nghị thanh toán, thanh lý hợp đồng, thủ tục hóa đơn với KH.
- Hồ sơ bảo hiểm công trình rủi ro trong thi công, mua bảo hiểm lao động hàng năm.
- Hỗ trợ phòng xuất nhập khẩu chứng từ, hồ sơ cần thiết khi khai hải quan khi nhập thiết bị.
- Làm việc với cơ quan chức năng nơi thi công giấy tờ cần thiết: thủ tục ký quỹ xây dựng, biên bản nghiệm thu, bàn giao mặt bằng, thu hồi tiền cọc, ký quỹ…
- Kiểm tra hợp đồng, báo giá, hồ sơ nghiệm thu, số tiền cần thanh toán, hóa đơn và các chứng từ cần thiết theo hợp đồng của thầu phụ và trình ký.