Trợ lý, Thư ký kinh doanh chủ tịch, TGD

Mục đích công việc

• Phụ trách công tác đối nội và ngoại (chủ yếu)

Trách nhiệm công việc

• Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho Chủ tịch Công ty;
• Chuẩn bị, biên soạn tài liệu, tham gia, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Chủ tịch Công ty, các buổi hội thảo, sự kiện đối ngoại; các buổi làm việc song phương, đa phương với các tổ chức, khách hàng, đối tác nước ngoài cũng như các hoạt động khác theo chỉ đạo.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban/đơn vị/chi nhánh trước khi trình Chủ tịch Công ty phê duyệt. Trình ký, theo dõi quá trình trình ký hồ sơ, giao trả hồ sơ đã ký;
• Chăm sóc, duy trì, theo dõi và phát triển các mối quan hệ hợp tác với đối tác, khách hàng trong và nước ngoài: Ngân hàng, Hiệp hội, Tổ chức/Doanh nghiệp…;
• Quản lý thông tin, dữ liệu, tài liệu liên quan đối tác, khách hàng nước ngoài (hợp đồng, báo cáo, báo giá, đề xuất, thông tin liên hệ…);
• Tìm hiểu các hội thảo, chương trình, sự kiện, khóa học để Chủ tịch sắp xếp tham dự.
• Tham gia công tác chuẩn bị, tổ chức, giám sát đối với các sự kiện, nội dung chương trình do Công ty tổ chức/Chủ trương;
• Xây dựng, phối hợp triển khai, giám sát việc thực hiện việc quảng bá thương hiệu nhằm xây dựng và thúc đẩy các chương trình hợp tác.
• Biên phiên dịch các hồ sơ, tài liệu, cuộc thoại theo chỉ đạo của Chủ tịch Công ty;
• Kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời,…theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Công ty;
• Hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc trong việc phát triển các mối quan hệ hợp tác với đối tác, khách hàng;
• Biên phiên dịch các tài liệu, hồ sơ, cuộc thoại cho Ban Tổng Giám đốc;
• Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu để tham gia đấu thầu với các đối tác/ngân hàng trong hoạt động Công ty;
• Tìm hiểu các hội thảo, chương trình, sự kiện, khóa học để Ban Tổng Giám đốc sắp xếp tham dự;
• Quản lý, giám sát các công việc trong phạm vi chuyên trách của Thư ký Kinh doanh Công ty, Thư ký Khu vực Miền Nam, Thư ký Chi nhánh Cần Thơ;
• Quản lý và điều hành hoạt động của Ban Thư ký khi Trưởng Ban Thư ký vắng mặt;
• Kết nối hoạt động các Chi nhánh, phòng ban, đơn vị đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc hàng ngày;
• Thực hiện báo cáo hàng tuần và gửi trước 16h00 vào mỗi thứ Sáu tới Trưởng Ban Thư ký về các công việc đã triển khai, những tồn đọng, vướng mắc để kịp thời trao đổi, xử lý hoặc xin ý kiến Lãnh đạo.
• Báo cáo công việc trực tiếp và thực hiện các công việc liên quan khác theo sự phân công của Chủ tịch Công ty, Ban TGĐ và Trưởng Ban Thư ký.