Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Sắp xếp, chuẩn bị, điều phối tổ chức, nhắc nhở lịch trình quan trọng cho Tổng giám đốc và Ban Giám đốc:

• Sắp xếp và trình lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Tổng giám đốc và Ban Giám đốc theo cấp độ ưu tiên và nhắc lịch làm việc cho Tổng giám đốc;
• Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức: soạn thông báo, thư mời, sắp xếp nhân lực; tổng hợp, chuẩn bị báo cáo, tài liệu cho các buổi làm việc, cuộc họp, sự kiện hay chương trình có Tổng Giám đốc tham dự;
• Tham gia ghi chép, ghi âm và lập biên bản đầy đủ nội dung các cuộc họp và tiếp khách trong công tác quản lý điều hành của Công ty.

Tiếp nhận/ soạn thảo, phân loại, sắp xếp, lưu trữ thông tin, văn bản, tài liệu đến và đi:

• Thực hiện việc tiếp nhận và xử lý các văn bản, tài liệu từ các đơn vị cần trình duyệt, thông tin kịp thời cho Tổng Giám đốc;
• Soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản, công văn theo yêu cầu của Ban Giám đốc; biên soạn biểu mẫu, hướng dẫn thực hiện báo cáo, quy trình công việc các Phòng ban trong mảng được phân công theo chỉ đạo của Ban Giám đốc;
• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, giấy tờ một cách khoa học, chuyên nghiệp để xuất trình cho Tổng Giám đốc bất cứ khi nào cần.

Thông tin và làm việc với các Phòng ban theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc

• Tiếp nhận các thông tin chỉ đạo của Tổng Giám đốc; Theo dõi, kiểm tra tiến độ triển khai kế hoạch, dự án công ty được phân công theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc;
• Nhắc nhở, đôn đốc các Phòng ban báo cáo đầy đủ, kịp thời; cập nhật quá trình thực hiện của các Phòng ban liên quan được phân công phụ trách rồi báo cáo cho Tổng Giám đốc;
• Tổng hợp báo cáo, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động chung của các Phòng ban trong công ty, định kỳ gửi theo tuần, tháng, quý cho Tổng giám đốc;
• Truyền đạt thông tin thông suốt, kịp thời giữa Tổng giám đốc với các bộ phận và ngược lại;
• Hỗ trợ các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo sự phân công của Tổng Giám đốc và Ban Giám đốc Công ty.

Tham mưu và hỗ trợ công việc cho Tổng Giám đốc trong công tác quản lý & điều hành:

• Nhận biết và báo cáo Tổng Giám đốc các điểm không phù hợp được ghi nhận trong quá trình thực hiện công việc của các Phòng ban theo đúng chức năng, thẩm quyền, không được vượt quyền ủy thác của Ban Giám đốc, kèm theo đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngăn ngừa các vấn đề này;
• Tham mưu cho Tổng giám đốc lập, triển khai các kế hoạch và đề xuất các giải pháp thực hiện công việc trong toàn bộ hoạt động của Công ty;
• Hỗ trợ Tổng giám đốc trong công tác xây dựng chiến lược, văn hóa doanh nghiệp, kế hoạch phát triển của Công ty.

Trợ giúp các công việc khác cho Tổng Giám đốc

• Giúp Tổng Giám đốc quản lý danh sách, tham gia đón tiếp khách hàng, đối tác, các cơ quan Nhà nước khi có yêu cầu;
• Lên kế hoạch và chuẩn bị cho các chuyến công tác của Tổng Giám đốc;
• Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Tổng giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Tổng giám đốc.
• Trực văn phòng, trả lời điện thoại, tham gia giải quyết các công việc khác do Ban Giám đốc yêu cầu hoặc các đơn vị đề nghị phối hợp.