Trợ lý Tổng Giám đốc

Công tác nghiệp vụ Trợ lý

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho TGĐ, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp nội bộ, hoặc các buổi đàm phán với các đối tác, nhà đầu tư
• Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức như soạn thư mời, sắp xếp nhân lực, tổng hợp báo cáo, tài liệu cho các buổi làm việc, cuộc họp hay sự kiện có Tổng giám đốc tham dự
• Đại diện Tổng giám đốc tham gia đón tiếp khách hàng, tổ chức các sự kiện trong công ty
• Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
• Sắp xếp lịch trình công việc cho Tổng giám đốc, lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị
• Xây dựng hành trình và lịch trình cho Tổng giám đốc bao gồm: đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và khách sạn
• Tiếp nhận hồ sơ từ các phòng ban, phân loại và trình ký

Công tác tổng hợp

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc triển khai, theo dõi, giám sát hoạt động của phòng/ban/trung tâm
• Ghi nhận và truyền thông một cách chính xác các chỉ đạo của TGĐ đến cán bộ quản lý và phòng/ban/trung tâm của Công ty
• Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo của TGĐ bởi các cán bộ lãnh đạo và phòng/ban/trung tâm và báo cáo TGĐ biết tiến độ cũng như tình hình thực hiện
• Theo dõi, thu thập báo cáo của các cán bộ lãnh đạo và phòng/ban trong Công ty và trình TGĐ phê duyệt
• Hỗ trợ các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo sự phân công của Tổng giám đốc
• Theo dõi, kiểm tra tiến độ triển khai kế hoạch, dự án được phân công theo chỉ đạo của cấp trên, đồng thời nhận thông tin phản hồi từ các đơn vị
• Trả lời điện thoại, tin nhắn cho các bên liên quan, xử lý email và các thư quan trọng gửi đến
• Hỗ trợ TGĐ theo dõi và triển khai các dự án đặc biệt khi được yêu cầu. Hoàn thành các dự án do Tổng giám đốc phân công theo đúng tiến độ
• Thực hiện việc biên, phiên dịch cho TGĐ hoặc các công việc hỗ trợ khác theo yêu cầu của TGĐ
• Hỗ trợ TGĐ theo dõi và quản lý hoạt động của văn phòng ở nước ngoài. Phối hợp với HR các nước đó để tuyển dụng các vị trí theo yêu cầu của TGĐ
• Lập báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất cho Tổng giám đốc
• Tham gia đóng góp ý kiến, đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình khi cần thiết
• Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về kế hoạch, định hướng phát triển của công ty
• Cập nhật, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật mới, tình hình báo chí về xu hướng thị trường, ngành liên quan đến hoạt động của công ty cho Tổng giám đốc
• Hỗ trợ Tổng giám đốc tuyển dụng các nhân sự cấp cao, bao gồm vị trí trưởng phòng và Giám đốc, như: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, tham gia phỏng vấn cùng TGĐ
• Thực hiện các công việc chuyên môn khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc

Công tác văn thư lưu trữ, hành chính

• Soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản theo yêu cầu của cấp trên
• Biên soạn và hướng dẫn các biểu mẫu báo cáo tình hình công việc phòng ban trong mảng được phân công theo chỉ dẫn của Tổng giám đốc
• Thực hiện việc lưu trữ tại văn phòng, tiếp nhận và xử lý các văn bản tài liệu gửi đến rồi kịp thời thông tin cho Tổng giám đốc