Trợ Lý Tổng Giám Đốc (Quận 2)

1) Giúp việc cho Tổng Giám Đốc
- Giúp TGĐ theo dõi việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của công ty.
- Thay mặt TGĐ đôn đốc, kiểm tra, các bộ phận trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, tổng hợp và báo cáo kết quả cho TGĐ.
- Phối hợp với các bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
- Tiếp nhận, rà soát các báo cáo, đề xuất kiến nghị, từ các phòng/bộ phận, cá nhân gửi lên TGĐ kiểm tra xem xét tính hợp lý, hợp lệ, rồi trình TGĐ để xin ý kiến / phê duyệt.
- Truyền đạt thông tin của TGĐ tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và tiếp nhận thông tin phản hồi lại rồi báo cho TGĐ.
- Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng, bộ phận, đơn vị. Làm cầu nối liên hệ giữa các Bộ phận/ nhân viên trong công ty với TGĐ.
2) Tổ chức, sắp xếp lịch, làm việc
- Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của TGĐ. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của TGĐ theo tuần/tháng.
3) Tham gia tổ chức các cuộc họp
- Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
- Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
- Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của TGĐ.
- Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
4) Quản lý văn phòng
- Đôn đốc nhân viên văn phòng thực hiện công việc / nhiệm vụ theo đúng Nội quy/quy định của công ty.
- Kiểm tra các thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu
- Quản lý các các quy định theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ. Các công việc khác theo sự phân công điều động của TGĐ.
- Hỗ trợ phòng Nhân sự trong việc thực hiện các chỉ thị của TGĐ.
- Kiểm soát các hoạt động tuyển dụng của Nhân sự để đảm bảo sao cho hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo cho TGĐ về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ
5) Những nhiệm vụ khác
- Thực hiện thêm những nhiệm vụ khác trong phạm vi, khả năng, năng lực của mình để hỗ trợ cho công ty triển khai công việc.