Trưởng nhóm Pháp Chế

A. CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI TRỤ SỞ

1. Soạn thảo, ban hành

• Soạn thảo, chuẩn hóa hợp đồng mẫu, phụ lục, biên bản và các biểu mẫu để áp dụng chung cho công ty trên toàn quốc;
• Soạn thảo các giấy tờ pháp lý của công ty như: Điều lệ, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, quyết định bổ nhiệm (trừ các công việc thuộc trách nhiệm của Nhân sự);
• Ban hành thông báo hướng dẫn quy định pháp luật, ban hành quy trình nghiệp vụ;
• Soạn thảo công văn gửi cơ quan nhà nước xin hướng dẫn các vướng mắc pháp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.

2. Tư vấn pháp lý

- Cung cấp ý kiến pháp lý đối với các vấn đề của công ty:

• Kế hoạch, định hướng phát triển của công ty;
• Về nhân sự (hợp đồng lao động, nội quy lao động, xử lý kỷ luật…);
• Về thương hiệu (nội dung, hình thức quảng cáo, khuyến mại…);
• Về kinh doanh (xây dưng bảng giá phù hợp quy định pháp luật, chiết khấu, giảm giá, khuyến mại…);
• Về vận hành (quy định hàng cấm vận chuyển, quy trình xử lý bưu gửi không người nhận, quy trình xử lý khi phát hiện hàng cấm…);
• Về chăm sóc khách hàng (chính sách bồi thường, quy trình giải quyết khiếu nại…)

- Hỗ trợ các bộ phận tham gia thương lượng, đàm phán với đối tác, khách hàng khi có yêu cầu;

- Rà soát hợp đồng, công văn và các tài liệu theo yêu cầu của các bộ phận và tư vấn ý kiến pháp lý.

3. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan nhà nước

• Soạn và nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty;
• Soạn và nộp hồ sơ sửa đổi giấy phép bưu chính, đăng ký mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, thay đổi mẫu vận đơn, thay đổi bảng giá…;
• Tập hợp số liệu thống kê kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận để báo cáo cho Sở Thông tin và Truyền thông, Vụ Bưu chính định kỳ.

4. Cập nhật quy định pháp luật mới:

• Thường xuyên theo dõi, cập nhật các quy định mới có hiệu lực liên quan tới lĩnh vực hoạt động của công ty để kịp thời thông tin đến cấp lãnh đạo, các bộ phận liên quan.

5. Quản lý, lưu trữ hồ sơ công ty

• Scan và lưu trữ các giấy phép của công ty;
• Thống kê, lưu trữ các hợp đồng đã ký của công ty;
• Sao y công chứng giấy tờ pháp lý.

6. Tiếp đoàn thanh tra, đoàn kiểm tra, tạo mối quan hệ tốt với cơ quan nhà nước

• Chuẩn bị hồ sơ pháp lý;
• Trình bày ý kiến, giải trình các thắc mắc của Đoàn trong buổi làm việc;
• Giao lưu, gặp gỡ cơ quan nhà nước để duy trì quan hệ.

B. CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CHI NHÁNH

• Quản lý, thống kê, lưu trữ các hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thi công, hợp đồng lắp đặt bảng quảng cáo, hợp đồng mua xe và tài sản khác của chi nhánh;
• Thống kê, lưu trữ giấy phép hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; giấy phép bưu chính; giấy phép giao thông vận tải…;
• Hướng dẫn, phổ biến cho các chi nhánh về các quy định pháp luật mới, quy trình nội bộ, kiểm soát việc tuân thủ pháp luật của chi nhánh;
• Đưa ra ý kiến tư vấn, gợi ý cách giải quyết đối với các vấn đề phát sinh của chi nhánh (tranh chấp với chủ nhà, với đối tác bán hàng, với khách hàng sử dụng dịch vụ; vướng mắc thủ tục pháp lý tại cơ quan nhà nước…);
• Soạn thảo tài liệu tập huấn kiến thức pháp luật cho các chi nhánh.