Trưởng phòng cung ứng (Business Unit)

Nhiệm vụ 1: Hoạch định, giám sát và quản lý công tác mua hàng:
1.1 Giám sát & quản lý mua hàng theo đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách đã được duyệt:
- Thiết lập kế hoạch mua hàng cho tất cả vật tư và trang thiết bị cho các dự án thụ lý, giám sát và đôn đốc thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.
- Đảm bảo mọi hoạt động cung ứng hàng hóa cho các gói thụ lý theo đúng quy trình, quy định và chính sách của tập đoàn đề ra
- Phối hợp với bộ phận yêu cầu để tối ưu hóa tiêu chuẩn kỹ thuật của vật tư, trang thiết bị phù hợp với tiêu chuẩn của từng dự án trước khi xúc tiến cho đấu thầu
- Đánh giá các tiêu chí kỹ thuật của hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đề ra để ra quyết định chọn sản phẩm, nhà cung cấp, nhà thầu phù hợp
- Giám sát chất lượng vật tư và trang thiết bị, đảm bảo tuân thủ các tiêu chí về chất lượng như cam kết trong hợp đồng trước khi giao hàng đến công trường
- Kiểm soát chi phí mua hàng hóa, dịch vụ nằm trong ngân sách được duyệt
1.2 Thương thảo và đàm phán với nhà cung cấp:
- Thương thảo với các nhà cung cấp trong và ngoài nước về điệu kiện thương mại sao cho có lợi nhất
- Chịu trách nhiệm đàm phán về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng cho các gói đang thụ lý để tối ưu hóa lợi ích cho tập đoàn
Nhiệm vụ 2: Xây dựng và phát triển nguồn cung
- Thực hiện phân tích và đánh giá năng lực nhà cung cấp hàng năm để tối ưu hóa danh bạ nguồn cung
- Duy trì mối quan hệ lâu dài với vơi các nhà cung cấp cũ và thường xuyên tìm kiếm nhà cung cấp mới tiềm năng.
- Thường xuyên cập nhật công nghệ mới và chủ động tìm kiếm thêm nhà thầu, nhà cung cấp. Thử nghiệm, kiểm tra năng lực thực hiện, bổ sung vào danh bạ nguồn cung, nếu đạt yêu cầu.
Nhiệm vụ 3: Phát triển – Kiểm soát – Cải tiến Hệ thống Cung ứng
- Hiểu, nắm vững và thực hiện các yêu cầu về quản trị chất lượng. Tuân thủ theo các quy định đã ban hành.
- Đôn đốc việc thực hiện các yêu cầu về Hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống cung ứng và các tiêu chuẩn khác công ty đang áp dụng
- Lập kế hoạch quản lý Hệ thống Cung ứng theo Chính sách – Trách nhiệm/Quyền hạn Cung ứng và mục tiêu phát triển Tổ chức
- Đảm bảo các quá trình cần thiết của Hệ thống cung ứng được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến một cách có hiệu quả bao gồm: Các Quy trình, Hệ Cơ sở dữ liệu và Phương pháp thực hiện
- Phối hợp cùng các Trưởng phòng Cung ứng giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan Hệ thống Cung ứng
- Nghiên cứu ứng dụng và cải tiến hệ thống Cung ứng theo Best Practice - Hệ thống thực hành tốt nhất
Nhiệm vụ 4: Công tác quản lý
- Thực hiện các báo cáo thống kê, nhận xét tình hình cung ứng định kỳ/đột xuất, đánh giá các mục tiêu quan trọng đã được giao, xác định các kế hoạch/ biện pháp cần thiết để bảo đảm thực hiện kế hoạch
- Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc đánh giá Nhà thầu. Số liệu thống kê phải trung thực, có độ chính xác cao
- Giám sát toàn bộ các hoạt động của hệ thống Cung ứng
- Nhận và kiểm tra các báo cáo tổng hợp liên quan đến Hệ thống cung ứng bao gồm: Quản lý danh mục hàng hóa, quản lý nhà thầu, quản lý tiến độ, quản lý ngân sách, kết quả thẩm tra và các báo cáo khác.
- Đề xuất các cơ hội cải tiến Hệ thống cung ứng (nếu có)
- Đảm bảo tác nghiệp cùng các đơn vị thẩm tra/tư vấn, các phòng ban liên quan trong các chương trình thẩm tra Hệ thống Cung ứng có hiệu lực và hiệu quả
- Có khả năng tư vấn/Phát triển chiến thuật và chiến lược đàm phán đối với từng chủng loại loại hàng hoá với mục đích tối đa hóa lợi ích cho Tổ chức
- Nghiên cứu tình hình thị trường, phân tích, dự báo xu hướng giá cả vật liệu/ trang thiết bị và tham mưu cho Trưởng bộ phận để có chiến lược mua hàng hiệu quả nhất.
- Phối hợp thực hiện các công tác mở rộng, phát triển nguồn cung đồng thời khai thác các cơ sở dữ liệu nhà thầu hiện có và chủ động hỗ trợ công tác xây dựng được một mạng lưới các đối tác có thể hợp tác trong các quá trình tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, tham gia triển khai cung ứng.
- Phối hợp với các bộ phận chuyên môn liên quan trong nhiệm vụ quản trị Hệ thống cung ứng,
- Xây dựng Quy trình làm việc nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, công tác giám sát, đánh giá nhân viên dưới quyền.
Nhiệm vụ 5: Đào tạo chuyên môn, hỗ trợ đồng nghiệp:
- Thường xuyên xây dựng và thực hiện chương trình đào đạo chuyên môn cho cấp dưới.
- Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp hoặc các phòng ban liên quan để hoàn thành mục tiêu chung của Phòng cung ứng nói riêng và tập đoàn nói chung.
- Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý trực tiếp hoặc Ban lãnh đạo