Trưởng phòng Tổ chức hành chính

* Hành chính:
- Kiểm soát tất cả các chi phí của công ty, giám sát chi phí để hỗ trợ chuẩn bị ngân sách. Xem xét tất cả các khoản thanh toán vào cuối tháng và phân tích dữ liệu về chi phí cho Ban giám đốc.
- Theo dõi tồn kho vật tư văn phòng về việc mua vật liệu mới với sự chú ý hạn chế ngân sách.
- Lập kế hoạch và điều phối các thủ tục vào hệ thống hành chính và đưa ra các cách hợp lý hóa quy trình trong việc thiết lập các hệ thống Quy trình vận hành.
- Quản lý công tác hành chính lễ tân, văn thư lưu trữ, tạp vụ, tài xế và đội bảo vệ
- Tổ chức điều hành, bố trí nhân sự , lập kế hoạch triển khai thực hiện các công việc và hoạt động liên quan đến mảng hành chính quản trị .
- Quản lý và kiểm soát việc thực hiện cung cấp các dịch vụ hành chính: nước uống, vệ sinh,sửa chữa bảo dưỡng, taxi, vận chuyển, chuyển phát nhanh, mua bảo hiểm tài sản, điện nước, điều phối xe, đăt vé vé máy bay, khách sạn, visa công tác… phục vụ cho vận hành khoa học, kịp thời.
- Quản lý việc thực hiện và thanh toán chi phí hành chính vận hành đúng hạn, kiểm soát việc sử dụng ngân sách tối ưu hiệu quả. Tham gia vào việc xây dựng ngân sách hành chính, dịch vụ vận hành sử dụng cho công ty.
- Quản lý và chịu trách nhiệm tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp cũng như tiến hành các thủ tục liên quan mua sắm trang thiết bị làm việc cho văn phòng và văn phòng phẩm.
- Lập kế hoạch tổ chức các hoạt động sự kiện nội bộ và điều phối hỗ trợ hậu cần .
- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ. Đề xuất nâng cấp, sửa chữa ngay trang thiết bị văn phòng bị lỗi,thanh lý, điều chuyển công cụ dụng cụ, tài sản phù hợp mục đích sử dụng. Đảm bảo trang thiết bị văn phòng hoạt động ổn định, sửa chữa kịp thời và được bảo trì định kỳ.
- Giám sát việc tuân thủ các nội quy làm việc, quy định quản lý, quy định hành chính, an ninh an toàn.
- Thực hiện và tổ chức việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu được khoa học.
- Quản lý các công tác phòng cháy chữa cháy, ATVSTP và y tế của công ty
* Nhân sự:
- Xây dựng và phát triển hệ thống chính sách về lương thưởng cho công ty. Đặc biệt là các chính sách về kinh doanh, hệ thống bán hàng cho công ty.
- Tham mưu ban Lãnh đạo Công ty giao KPI cấp Giám đốc, trưởng phòng ban chức năng; phối hợp với Giám đốc/Trưởng phòng ban chức năng trong việc thiết lập KPI cho từng chức danh trực thuộc.
- Tổ chức giao KPI cho các cá nhân: Nhân sự phối hợp với Cấp quản lý trực tiếp giao KPI phải đảm bảo nguyên tắc thực hiện khách quan bằng văn bản.
- Lập quy trình đánh giá hiệu quả làm việc, hướng dẫn Giám đốc/trưởng phòng ban chức năng triển khai đánh giá, theo dõi kết quả đánh giá. Lưu trữ kết quả đánh giá cho các mục đích quản trị như rà soát mức thưởng, đào tạo phát triển, tính thu nhập hàng tháng,..