Tuyển Customer Service Supervisor

- Tiếp nhận yêu cầu và các chứng từ liên quan từ khách hàng hoặc đại lý Yusen nước ngoài ( báo giá dịch vụ, làm thủ tục xuất/nhập khẩu cho hàng hóa, giải quyết sự cố, yêu cầu chứng từ, tư vấn thủ tục HQ, thủ tục thanh toán…)
- Kiểm tra điều kiện để thực hiện dịch vụ cho khách hàng
- Kiểm tra tính chính xác của chứng từ, điều kiện giao hàng, các chi phí phát sinh liên quan để xác định người thanh toán và xác nhận thanh toán. Hoặc chuyển qua bộ phận kinh doanh để báo giá.
- Nhập đầy đủ thông tin hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho từng khách hàng vào bảng kiểm soát theo biểu mẫu, qui định, hướng dẫn.
- Lên kế hoạch thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin, yêu cầu thực hiện nghiệp vụ cùng chứng từ đến các bộ phận nghiệp vụ liên quan (nếu bộ phận đó không nhận được) để phối hợp thực hiện theo quy trình, hướng dẫn.
- Theo sát tiến độ và cập nhật thông tin, tình trạng lô hàng và những vấn đề phát sinh ( nếu có ) cho khách hàng. Điều chỉnh kế hoạch giao/ nhận hàng hợp lý theo điều kiện thực tế.
- Điều phối và kết hợp với các bộ phận nghiệp vụ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng đồng thời báo cáo cấp quản lý trực tiếp để hướng dẫn cách giải quyết hợp lý và kịp thời. Theo dõi kết quả xử lý, nếu cần thiết ghi nhận, lập báo cáo theo biểu mẫu, qui định và hướng dẫn.
- Xác nhận thanh toán của khách hàng cho những dịch vụ phát sinh ngoài báo giá (làm ngoài giờ, lưu ca xe, phí vệ sinh, sửa chữa…)
- Ghi nhận doanh thu/chi phí và làm bảng kê công nợ cho những chi phí thuộc quản lý của CS cho từng lô hàng và gửi tới phòng Billing hoặc Phòng IFF.
- Phối hợp với phòng Billing, Kế toán và Kinh Doanh để theo dõi, yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Kiểm soát và hỗ trợ nhân viên trong việc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, cũng như điều phối để thực hiện kế hoạch hàng ngày theo đúng qui trình, hướng dẫn, đảm bảo tiến độ.
- Nhận báo cáo, đánh giá và hướng dẫn nhân viên phân tích nguyên nhân xảy ra sự cố, bất thường và xử lý các tình huống bất thường (nếu có) trong thẩm quyền quyết định, giám sát việc triển khai thực hiện các biện pháp.
- Thường xuyên kiểm tra và có phương án dự phòng, đề xuất tới Trợ lý trưởng phòng điều chuyển công việc của các thành viên một cách linh hoạt, hợp lý để đạt được khối lượng, chất lượng công việc theo kế hoạch đã đề ra.
- Đóng góp ý kiến, hỗ trợ trợ lý trưởng phòng trong việc đề xuất cải tiến quy trình đang thực hiện theo tiêu chí an toàn, hiệu quả, giảm chi phí
- Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ khác trong công ty để tìm hiểu, cập nhật và tư vấn giải pháp cho khách hàng. Cập nhật các qui định, thông tư mới hoặc phản hồi của các cơ quan, ban nghành liên quan theo yêu cầu của khách hàng.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại cũng như các khách hàng tiềm năng.
- Cập nhật thông tin và xu hướng thị trường thông qua khách hàng và chia sẻ cho nhân viên kinh doanh.
- Đề xuất ý kiến cải tiến để nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí.
- Cập nhật đánh giá KPI của nhóm hàng tháng và báo cáo lên quản lý
- Thực hiện báo cáo đúng thời hạn theo yêu cầu.
- Các công việc khác theo thỏa thuận, giao phó của cấp trên tùy theo tình hình thực tế.