Tuyển Trưởng Nhóm Quản Lý Hồ Sơ Dự Án (Document Controller Team Leader)

- Xây dựng và vận hành Hệ thống quản lý Hồ sơ Dự án gồm Hồ sơ Thiết kế, Hồ sơ triển khai - nghiệm thu Dự án và Công cụ truy cập, truy xuất Cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động Kinh doanh, triển khai Dự án
- Thiết lập Cấu trúc Hệ thống lưu trữ Hồ sơ Dự án (Document Breakdown Structure - DBS) nhằm cung cấp sự mô tả rõ ràng cấu trúc và cách sắp xếp, quản lý tài liệu Dự án (Quản lý Kiến thức, Thông tin)
- Thiết lập Hệ thống phân loại, đặt mã theo dõi Hồ sơ (Numbering System - NS) theo Cấu trúc lưu trữ
- Thiết lập Danh mục Hồ sơ của Hợp đồng Dự án: Hồ sơ thiết kế, Biên bản nghiệm thu giai đoạn, Hồ sơ quyết toán, Hồ sơ thanh toán, Bảo lãnh các loại, Công văn, thư tín, Tài liệu hoàn công, Hồ sơ TT24, Tài liệu Hướng dẫn vận hành SOP,…, etc,…
- Xây dựng công cụ truy cập - truy xuất Cơ sở dữ liệu (Kết nối Người dùng với Kiến thức, Thông tin)
- Theo dõi và thực hiện việc biên soạn Hồ sơ, hoàn thành Hồ sơ Dự án các loại theo timeline/ kế hoạch, công việc sao lưu, lưu trữ Hồ sơ, sắp xếp Dữ liệu theo DBS và NS
- Quản lý đội ngũ Thư ký Dự án: Phỏng vấn nhân sự, đánh giá năng lực, đánh giá kết quả công việc, đào tạo chuyện môn, giao việc và hướng dẫn thực hiện công việc làm hồ sơ dự án
- Đào tạo, hướng dẫn TKDA đạt Khung năng lực và chuyên môn theo đúng Mô tả công việc của TKDA
- Phân công, điều phối TKDA phụ trách Biên soạn Hồ sơ Dự án như liệt kê và công việc Quản lý cơ sở dữ liệu
- Đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của TKDA theo Khung năng lực TKDA
- Theo dõi/ thực hiện việc Phối hợp với các Bộ phần khác trong công ty nhằm hoàn thành Hồ sơ Dự án PMH: yêu cầu cung cấp Hồ sơ, chứng từ hàng hóa, tư tín giải trình của Hãng/ Nhà cung cấp,...
- Kế toán: thông báo, yêu cầu cung cấp Bảo lãnh các loại, theo dõi công nợ, hỗ trợ thu nợ,…
- Thiết kế: Quản lý các phiên bản của Bản vẽ thi công giữa Kĩ sư KSTK và Kĩ sư Dự án,…, etc,…