Cần gấp Chánh Văn Phòng Công Ty

1. Công tác đối ngoại
- Trợ giúp HĐQT, Ban Điều hành Công ty trong việc thiết lập, duy trì các mối quan hệ với cổ đông, đối tác hợp tác kinh doanh, giao dịch với cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài, các Cơ quan Quản lý Nhà nước.
- Hỗ trợ HĐQT, Ban Điều hành trong công tác đối nội, đối ngoại của HĐQT, Ban Điều hành.
2. Công tác Hành chính - Quản trị
- Xây dựng và tổ chức kế hoạch công việc của Văn phòng Công ty.
-Tổ chức xây dựng quy trình, quy định, quy chế về hành chính phục vụ cho công tác hành chính của Công ty.
- Tổ chức công tác hậu cần cho các sự kiện nội bộ của Công ty.
- Là Đầu mối đại diện công ty trong việc Hợp tác/Quản lý Ban Quản lý Tòa nhà tại trụ sở Công ty đảm bảo hoạt động quản lý tòa nhà được triển khai hiệu quả.
- Tổ chức quản lý công tác chuẩn bị phòng họp, tiếp khách cho Ban Điều hành và Công ty.
- Tổ chức quản lý hệ thống lưu trữ văn thư và việc sử dụng con dấu đúng mục đích, tuân thủ đúng quy định của Pháp luật và Điều lệ của Công ty.
- Tổ chức thực hiện các thủ tục cho CBNV đi công tác.
- Tổ chức việc kiểm tra, giám sát việc tuân thủ nội quy lao động của Công ty.
- Tổ chức quản lý bếp ăn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Quản lý các chi phí hành chính: điện, nước sinh hoạt, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh, thông tin liên lạc…
- Điều hành, quản lý chung các bộ phận: lễ tân, đội xe, bảo vệ, tạp vụ, cây xanh, văn thư - lưu trữ, hành chính, mua sắm và quản lý tài sản, đoàn đảng của Công ty.
3. Công tác văn thư lưu trữ
- Tổ chức xây dựng và triển khai công tác quản lý văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty theo quy định đã được phê duyệt và hướng dẫn thực hiện.
- Quản lý chung việc tiếp nhận, xử lý công văn đi và công văn đến của Công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo mật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Công ty theo quy định.
- Tổ chức lập báo cáo định kỳ danh mục hồ sơ lưu trữ.
4. Công tác Mua sắm quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, thiết bị
- Chủ trì xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty.
- Tổ chức lập kế hoạch và thực hiện mua sắm, quản lý: tài sản, công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm, thiết bị bảo hộ lao động và các vật dụng cần thiết khác phục vụ hoạt động của Công ty theo quy định.
- Tổ chức kiểm tra và giám sát việc thực hiện cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, sửa chữa, thu nhận, thanh lý và tiêu hủy tài sản nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng của tài sản.
- Tổ chức giám sát sử dụng tài sản đúng mục đích, hợp lý, tiết kiệm; phối hợp với Ban Kế toán kiểm soát phân bổ chi phí và khấu hao tài sản.
- Định kỳ theo quy định chủ trì việc tổ chức kiểm kê, lập báo cáo danh mục, số lượng, tình trạng tài sản trên toàn Công ty.
5. Công tác công nghệ thông tin
Quản lý chung mảng công nghệ thông tin của Công ty.
6. Công tác Đảng, Đoàn thể, Xã hội
- Tham mưu giúp việc cho Ban chấp hành Đảng bộ Công ty, Ban chấp hành công đoàn và Đoàn thanh niên Công ty.
- Tham mưu trong các hoạt động thi đua, văn hóa, thể thao của Công ty.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi vị trí công việc do HĐQT/BĐH phân công.