Chánh văn phòng (kiêm Trợ lý Tổng Giám đốc)

- Chịu trách nhiệm Tổ chức và giám sát, là đầu mối báo cáo tới Tổng Giám đốc những công việc liên quan đến phòng Hành chính, Nhân sự, Công nghệ Thông tin, Marketing (những hạng mục công việc phục vụ nội bộ Công ty).
- Ghi nhận các công việc Tổng Giám Đốc đã giao cho các Trưởng bổ phận/nhân viên và tiến hành theo dõi tiến độ thực hiện để báo cáo Tổng Giám Đốc theo định kỳ được yêu cầu.
- Nhận biết và báo cáo Tổng Giám Đốc các điểm không phù hợp được ghi nhận trong quá trình thực hiện công việc của các phòng ban, của Công ty kèm thêm đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngăn ngừa.
- Tham dự các cuộc họp và thực hiện việc ghi chép, ghi âm và lập biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác để gửi cho các thành viên tham dự sau khi kết thúc buổi họp.
- Liên hệ với các khách hàng, đối tác, các thành viên trong Ban Giám đốc.
- Chuẩn bị cho các chuyến công tác của Tổng Giám Đốc và các chuyến công tác của khách hàng, đối tác đến Công ty làm việc với Tổng Giám Đốc (liên hệ thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, đặt phòng họp).
- Kịp thời thông báo cho Tổng Giám Đốc tham dự các cuộc họp bên ngoài cũng như họp nội bộ.
- Kiểm tra lại các chứng từ thanh toán, tạm ứng các phòng ban trình lên.
- Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn trước khi phát hành cho khách hàng.
- Trình ký các đề xuất các phòng ban trình lên cho Tổng Giám Đốc (trước đó phải đảm bảo tính hợp lý, đúng và đủ của bộ đề xuất).
- Thực hiện dịch các tài liệu Tiếng Anh hoặc ngược lại theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.
- Đảm bảo tất cả thông tin có liên quan đến công việc, kế hoạch của Tổng Giám Đốc được tuyệt đối bảo mật.
- Bảo mật tuyệt đối các hồ sơ, tài liệu và thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện lưu trữ khoa học, hợp lý, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, thông tin của Tổng Giám Đốc và Công ty.