Chánh Văn Phòng Tập Đoàn

* Quản lý, điều hành các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng tập đoàn
- Tham mưu, giúp việc cho Ban Tổng giám đốc trong công tác: tổ chức, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động về hành chính quản trị, văn phòng của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
- Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, các chính sách quản lý liên quan đến công tác hành chính quản trị (Quy định ra vào Công ty, quy định sử dụng trang thiết bị tài sản,…)
- Tổ chức, quản lý, phân công nhiệm vụ và xây dựng chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên dưới quyền theo quy định của Tập đoàn
- Phối hợp với Trưởng bộ phận/ Giám đốc tại các ĐVTV để giám sát, hướng dẫn, đánh giá việc triển khai các chỉ thị, quyết định, … của TGĐ về công tác hành chính quản trị.
- Phối hợp trong việc xây dựng văn hóa Doanh nghiệp trong toàn Tập đoàn
* Theo dõi, hướng dẫn, giám sát việc tuân thủ nội quy Công ty
- Kiểm tra, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của toàn bộ CBNV Tập đoàn.
- Tổ chức theo dõi, thống kê công tác chấm công, phép năm, … của toàn bộ CBNV Tập đoàn.
* Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, lễ tân đón tiếp
- Tổ chức các sự kiện của Tập đoàn như lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ, tết, hội nghị… và lễ tân đón tiếp khách ra vào công ty
- Trực tiếp tham gia công tác ngoại giao, tiếp đón khách theo chỉ đạo của Tổng giám đốc.
- Trực tiếp giao dịch với các cơ quan, ban ngành tại địa phương nơi Công ty đặt trụ sở và các cơ quan chính quyền khác trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.
* Thực hiện công tác mua sắm, quản lý tài sản, vật tư, TTB, VPP, cơ sở vật chất,…
- Xác định nhu cầu sử dụng tài sản, TTB, … và đề xuất phương án mua sắm, loại hình dịch vụ,…phù hợp trước khi chuyển TGĐ phê duyệt
- Tổ chức việc mua sắm tài sản, giám sát công tác lắp đặt, bàn giao nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán theo quy trình của Công ty
- Tổ chức và triển khai công tác bảo hành, bảo dưỡng, điều chuyển tài sản, sửa chữa cơ sở hạ tầng, ..
- Xây dựng các quy trình, quy định, chế tài liên quan đến việc mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng, … TTB và phổ biến, hướng dẫn các đơn vị thực hiện
- Lập các định mức sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, … tiết kiệm, hiệu quả trình TGĐ phê duyệt
- Tổ chức, chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ tài sản, hồ sơ bảo hiểm tài sản các loại;
- Tổ chức công tác kiểm kê đánh giá tài sản TTB định kỳ hoặc đột xuất tại cơ quan Tập đoàn và tham gia Hội đồng kiểm kê tài sản của Tập đoàn
* Tổ chức triển khai dịch vụ hành chính
- Lập kế hoạch chi tiêu, quyết toán tài chính hàng tháng phục vụ cho hoạt động của Văn phòng
- Tổ chức và chỉ đạo trực tiếp việc sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật và của Công ty
- Tổ chức cung ứng các dịch vụ IT, điện thoại, trông giữ xe, bếp ăn tập thể, …
- Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty
- Quản lý, điều hành và trực tiếp điều động xe cho CBNV đi công tác
- Tổ chức, điều hành công tác luân chuyển văn bản, văn thư lưu trữ, soạn thảo công văn…
- Tổ chức, triển khai việc đảm bảo vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động trong toàn Tập đoàn.
- Thực hiện xét duyệt thanh quyết toán các chi phí đối ngoại của Tổng giám đốc.
* Công tác khác:
- Phối hợp công tác truyền thông nội bộ, truyền thông đại chúng, công tác PR, quảng cáo
- Phối hợp với Công đoàn để tổ chức thăm hỏi, động viên NLĐ
- Phối hợp tổ chức các sự kiện khác trong Tập đoàn nếu có
- Lập kế hoạch và báo cáo theo quy định
- Các công tác khác theo phân công của Ban TGĐ
* Kết quả công việc cần đạt được:
- Đáp ứng kịp thời các dịch vụ phù hợp với quy định và yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Chi phí tiết kiệm, hiệu quả.
* Quyền hạn:
- Được kiểm tra tình hình công tác thuộc chức năng của các đơn vị và nhân viên trong toàn Tập đoàn.
- Được yêu cầu các đơn vị và cá nhân tuân thủ các quy chế, thủ tục, quy định, nội quy của Tập đoàn.
- Được kiểm tra thực hiện công tác chuyên môn thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng đối với các đơn vị thành viên, chi nhánh.
- Được chủ động bố trí, phân công nhiệm vụ cho các nhân viên dưới quyền.
- Được tham gia ý kiến về các trường hợp tuyển dụng, bổ sung hoặc điều chuyển nhân sự.
- Được đề nghị Ban Giám đốc ra quyết định đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật người lao động.