Chuyên viên Hành chính Thiết kế

Nhiệm vụ 1: Theo dõi nội bộ
- Theo dõi mốc tiến độ tổng của các dự án thiết kế
- Quản lý nhân sự của phòng Thiết kế (về thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca, công tác và các trường hợp khác tương tự), hỗ trợ Trưởng phòng thiết kế lập các kế hoạch, tổ chức nhân sự
- Thực hiện chuyển giao, trình ký các hồ sơ có liên quan đến phòng Thiết kế với các phòng ban khác trong công ty
- Lập và trình ký hồ sơ nghiệm thu khối lượng, các biên bản phát sinh, xác nhận công việc hoàn thành thiết kế với Chủ đầu tư
Nhiệm vụ 2: Kiểm soát chất lượng hồ sơ
- Lập kế hoạch và thực hiện quy trình quản lý, kiểm soát hồ sơ đầu vào và đầu ra của Phòng Thiết kế đảm bảo chất lượng, ngân sách
- Kiểm soát các công việc in ấn, chuyển giao hồ sơ của phòng Thiết kế với Chủ đầu tư và Nhà thầu
Nhiệm vụ 3: Kiểm soát chi phí
- Hỗ trợ Trưởng phòng lập kế hoạch quản lý, kiểm soát chi phí, ngân sách của phòng Thiết kế
- Theo dõi, kiểm soát chi phí, ngân sách phòng Thiết kế theo kế hoạch đã lập
Nhiệm vụ 4: Tổ chức đào tạo
- Tham gia biên soạn các quy trình nội bộ, hệ thống dữ liệu phục vụ cho công tác chuyên môn
- Hỗ trợ Trưởng phòng thiết kế tổ chức đào tạo nội bộ để nâng cao chất lượng làm việc, kiểm soát thời gian, chi phí hoạt động
Nhiệm vụ 5: Lưu trữ dữ liệu
- Quản lý, kiểm soát hệ thống lưu trữ các hồ sơ, văn bản, … liên quan đến chuyên môn (hồ sơ thiết kế, các biên bản, chứng từ, tài liệu, thư viện dữ liệu phục vụ cho công tác thiết kế, …)
Nhiệm vụ 6: Báo cáo
- Lập các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất (nếu có) khi có yêu cầu từ cấp trên