Chuyên viên Hành chính tổng hợp

1. Công tác văn thư lưu trữ

• Thực hiện quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, con dấu của Công ty đúng quy định và có hiệu quả.
• Rà soát, ban hành các văn bản quản trị nội bộ và các văn bản khác (Quy chế, quy định, quyết định, thông báo, v.v …) thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty.

2. Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm

• Đề xuất và thực hiện xây dựng, điều chỉnh, bổ sung quy định/quy trình quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty cho phù hợp với điều kiện thực tế.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc kiểm kê, kiểm đếm định kỳ hoặc đột xuất tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty
• Thực hiện và quản lý thuê/mua/thanh lý/sửa chữa trang thiết bị, công cụ dụng cụ thuộc mảng HCNS phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
• Quản lý, theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ công việc

3. Đảm bảo công tác thanh toán đầy đủ

Quản lý, theo dõi và thực hiện thủ tục thanh toán liên quan đến các chi phí cố định của văn phòng (điện, nước, điện thoại, văn phòng…)

4. Công tác quản lý và vận hành xe

• Quản lý và điều động xe ô tô công ty theo đúng quy định hiện hành.
• Tạm ứng/thanh toán: Rà soát/thanh toán xăng xe và chi phí xe hằng tháng theo quy định.

5. Thực hiện hậu cần công tác, xin visa, thẻ WPM

• Hoàn thiện thủ tục xin gia hạn/làm mới Visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, hộ chiếu đối với chuyên gia hoặc CBNV Công ty theo kế hoạch của công ty, đảm bảo tuân thủ quy định của Pháp luật
• Thực hiện thủ tục cho các đoàn công tác là CBLĐ/CBNV Công ty:
• Đặt vé máy bay, khách sạn, bố trí ăn uống (nếu yêu cầu) theo lịch trình của đoàn công tác;
• Hoàn thiện hồ sơ tạm ứng, thanh toán, văn bản/quyết định hợp lý hợp lệ và đầy đủ.
• Hỗ trợ các đề xuất khác về các chế độ phúc lợi của lao động người nước ngoài theo quy định

6. Các nhiệm vụ liên quan khác theo sự phân công của cấp trên